论办公室基础管理.pdfVIP

“基础不牢 ，地动山摇”，办公室作为一个组 的制度 ，只有有效的制度才能加强办公室 的基 织的中心枢纽，其基础管理水平的高低 ，直接影 础管理 。 响到组织的内部运作和外在形象。因此 ，基础 误 区之二：规 范流程就能加强基础管理。 管理 已成为办公室开展工作 、提高管理水平的 业务流程是基础 管理 的起点 ，“按 流程办 重要前提和根本保证。 事 ”，才能确保管理行为受到控制 。办公室里 有很多琐碎繁复的事务性工作 ，因此办公室 啊 办公室基础管理的认识误区 的工作流程千差万别 、各具特色 ，其 中也不可 误 区之一：完善制度就能加强基础 管理。 避 免地会有一些未经缜密审核与推敲 的流 管理制度是基础管理 的前提 ，“用制度管 程 ，从而 出现流程过 长 、环节过 多 、灵活性不 理”，才能实现组织的规范化运行 。 “办公室工 足等弊病 ，最终往往导致管理效率低下和管 作无小事”，面对千头万绪的各项事务 ，制度管 理成本上升 ，对 办公室工作有害而无益 。因 理也就成为办公室工作的基本准则。秘书管理 此 ，从办公室管理的角度来看 ，只有经过科学 制度 、会议管理制度、接待管理制度 、文件管理 设计 、有效 审核 ，过程最短 、效率最高 的流程 制度……现实中办公室的管理制度和规范千类 才是科学 的流程 ，只有科学的流程才能加强 万殊 ，其中不可避免地裹挟着一些脱离实际需 办公室的基础 管理 。 求 、失去时代特征的要求。这些要求不仅不能 误区之三 ：记录数据就能加强基础管理。 发挥应有的指导作用 ，甚至会降低工作效率，造 数据是管理工作的基础 ，“用数据说话”，才 成工作延误 。因此 ，从办公室管理的角度来看 ， 是一种科学的管理态度 。从每一项 内部管理费 所需要的不仅是 “完善”的制度 ，更应是及时调 用 ，到每天、每周 、每月、每年的会议 、接待 、文 整、修订的制度。只有经过与时俱进的修订 ，符 件登记等的相关数据 ，办公室管理所涉及的数 合当前实际的制度才是有效的制度 ；只有得到 据林林总总、形形色色。如何运用好这些数据， 全员认同，得到不折不扣执行的制度才是有效 是一个办公室管理水平的直接反映。若只忙于 论办公室基础管理 口丁 宁 6 记录和整理这些数据 ，而不能及时、有效地从数 管理行为都离不开流程。但传统的办公室管理 据中寻找规律 、分析原因，其结果往往是整天忙 流程更多强调的是 “岗位流程”而非 “工作流 得团团转 ，却总是忙中添乱 ，从而导致办公室整 程 ”，即先确定一个 岗位有哪些职能 ，然后再按 体工作效率低下、运行不畅。因此 ，从办公室管 照岗位的操作习惯来逐一设置、描绘出流程的 理 的角度来看 ，只有对数据进行系统分析 ，找出 顺序，联接成图，形成所谓的办公室工作管理流 规律 ，借 以强化事前防范和及时纠偏，才能加强 程。这种模式下的办公室管理流程更多地体现 办公室的基础管理。 为岗位导向，其效能往往没有经过科学的论证 和审核 ，甚至演变成 “为流程而流程 、为程序而 啊 提升办公室基础管理的途径 程序”。每个岗位 、每个节点都不问总体 目标 ， 1．开展制度评估 ，实现 “以职 能为导 向”向 只是 围绕各 自的程序一天到晚 “瞎忙 ”，结果却 以需求为导向”的转变。 不尽如人意。因此 ，必须把 “效率”作为一切办 制度问题是管理的根本性问题 ，“有法可依” 公室管理流程的 目标，开展管理流程的审核 、设 是一切管理的前提，而制度也就