高校印章档案管理的四个着力点.pdfVIP

圃口团圆 ‘…‘ ‘…‘ “… “… … … ‘…‘ 。‘… … … ‘‘… … … … 。‘“… “… … … “… … … … … “ … “ … … … … … “… … … … … 满蠛螂攀 辫黉 口 重庆文理学院综合档案室 马 雁 摘 要 本文结合高校印章档案管理实际情况，提 出了应将高校印章档案管理纳入学校记忆工程建设；建立印章备案制度，全 面收集印章档案；利于保管、便于利用原则整理印章档案；严格控制印章档案启用等四个印章档案管理的着力点。 关键词 高校 印章档案 管理 困家档案局 2008年颁 布 的 《印章档 案整理规则 》 1．高校印章档案的归档范围。(1)停止使用的校级印章、学校法 (DAfI40—2008)指出：印章档案是国家机关 、社会组织和个人在从 定代表人印章、学校各二级单位党政公章及文字说明以及筹备 、创 事政治、军事、经济、科学技术、文化教育等社会活动中形成和使用 建等过渡时期用的印章。(2)用于业务使用的专门印章，除刊有学校 过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物 法定名称外，还刊有专门用途，如合同专用章等。(3)在启用、使用管 收藏和艺术鉴赏等方面有特殊价值的档案。顾名思义，高校印章档 理、销毁全过程产生的具有利用价值的档案材料。(4)印章印模。 案就是指在高校党务、政务及各项活动中形成的、已停止使用的，对 2．不需归档的印章。严重破损、收发文等一般事务性T作使用 闫家、社会和学校有保存价值的，经过一定程序归档的印章。普通高 的。但要填写 “印章销毁登记表”，由印章制发单位统一销毁。 校历经改制、合并 、升格以及专业布局调整后，产生了很多失效印 三、按照 “利于保管，便于利用”原则整理印章档案 章，这些失效印章，虽然失去了原有的法律、行政效力 ，但它对研究 1制作印模。制作印模是印章档案整理的关键所在。查验 、核 学校机构设置、历史沿革及甄别历史文物的真伪具有重要的凭证作 实、鉴别文件以及历史沿革研究、编史修志等就可直接查阅印模专 用和参考价值。如果保管不当被人利用，将对学校造成不可低估的 卷就行了。制作印模最好以档案盒内的印章枚数为基数制作印模， 火损失。如何科学有效管理高校印章档案 ，丰富高校档案库藏，是 将盒 内的印章档案盖印在A4纸上，力求一次成形，做到印模T整、 高校档案工作面临的首要任务。 印文清晰、排列美观。每个印模上方标注与之相对应的印章档案档 一 、 将印章档案管理纳入学校记忆工程建设 号，与印章实物排列吻合。下方用规范的文字说明标识印文内容。在 印章从其申报 、审批 、批准、刻制、启用、废止，也如同文件一样 编制印模时，可以多作几份，或经过扫描数字化处理后再用计算机 从最初形成到最终销毁或永久保存具有完整的生命周期。停用、废 编辑，制作印章档案的印模集式印谱，为检索、利用、宣传、研究提供 止的印章也如同其他档案一样具有历史凭证作用和重要参考价值。 快捷、方便的服务。 一 枚印章就是一段历史，它真实反映一个单位的机构设置和演变， 2．清洗。收集的印章，油渍满面，字迹模糊，不便于长期保管 ，应 展示了高等教育的发展简史，诉说着高校经历的不同发展时期。就 首先使用专 门溶液对归档印章进行清洗。学校印章大都以橡胶类印 拿笔者所在的重庆文理学院为例，学校于 2001年 5月 11日经教 章为主，在清洗时，应浸泡，待污垢松软后 ，用牙刷刷洗印章 ，去除油 育部批准由重庆师范高等专科学校和渝州教育学院合并组建渝西 泥、污物和霉点 ，印章刷洗干净后放在室内通风处晾干。 学院；2005年 4月，更名为重庆文理学院的前后废止了不下于 200 3．保管期限。校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位 多枚印章，特别是合并组建前的重庆师范高等专科学校、渝州教育 党政公章为永久(Y)，其他为定期 15年 (D)。 学院从筹建、隶属划转更名更是频繁。从这些印章中可以清晰地看 4．分类编号。根据 高《等学校档案实体分类法》要求，鉴于学校 J{5学校发展的几个重要历程。在拟写学校 30年校史时，印章档案发 印章档案种类不多，基本上是批量更换，可根据现有库藏分类 ，列入 挥了重要作用。通过印章档案，我们可以梳理出学校的发展轨迹，特