“电子文档管理系统”使用中的几个问题及对策.pdfVIP

／。 、 _ 操作播裔 遛‘‘ 支档管理粟骁’ 使用中的几个问题及对策 口巩 强 (绵阳市档案局，四川 绵阳 621000) 摘 要：该文对 “电子文档管理系统 使用中出现的问题提出了解决办法。 关键词：电子文档管理系统；问题 ；解决办法 中图分类号：TP399：G272 文献标识码 ：C 文章编号 ：1001—5264(2008)06—0035—02 On someproblemsin theuseof E‘‘lectronicDocumentM anagementSystem ”andcountermeasures 从 2‘003年全省推行使用 《四川省电子文档管 的件号 ，如果错乱件号仅前后位置变化且是连续 理系统》以来 ，计算机在档案管理中得到普遍应 编号，可通过批量调整上下移动改变件号；如果 用 ，档案 的现代化管理水平有了很大提高。但 由 件号变动跨度较大 ，则只能通过个别调整，方法 于人员素质参差不齐，指导培训交流力度不够 ， 是依次从前到后，将现件号调整为原件号。 电子文档管理系统的作用还没有得到充分发挥 ， 二、插入文件的方法 使用 中还存在这样那样的问题 。为此，笔者将有 在整理完毕或录入文件过程中，经常会发生 关单位在 电子文档管理系统使用 中出现的问题 ， 遗漏现象 ，需要插入文件 ，怎么办?其方法是： 加 以梳理，提出相应的解决办法，供各位 同仁参 新建一保存一件号调整一个别调整，将新生成的件号 考。 改为需插入位置的件号 。原位置件号及其后件号 一 、 件号错乱的原因及调整方法 依次后移即可。 在工作 中，经常会遇到有关单位发生件号错 三、信息重复。无法保存的问题 乱的现象。按照 《归档文件整理规则》，件号是在 在数据库中 ，系统按照 “一级类 目一二级类 分类方案的最低一级类 目下的流水编制 。系统默 目一保管期限一年度一件号”自动生成档案编号。·如 认件号生成规律是 ：档案类别一二级类 目／机构或问 果 “一级类 目、二级类 目、保管期限”中的编号 题一保管期限一年度下依次递增 。因此 ，修改、替 一 项或几项重复 ，文件著录完毕点 “保存”，系统 换档案类别 、二级类 目／机构或问题 、保管期 限、 自动生成的档案编号在数据库 中存在 ，将显示此 年度 中的一个或几个项 目，件号将在相应最低一 信息重复，无法保存 。改正方法是：检查系统管 级类 目下接续系统中已有最末件号依次递增 ，自 理中类 目设置和辅助设置 ．把其 中重复的编号调 动生成新的件号。由于著录失误或修改了上述影 整为流水编号，再按照正确的方法著录即可解决。 响件号变动的一个或几个因素而生成了新的件号， 四、如何导 出你想导 出的数据 没有及时发现和调整，件号自然就错乱 了。调整 系统默认 了多种著录标引及原文的导出，但 的方法是：通过查询和应用过滤 ，找 出存在 问题 均是某类数据 的整体导出。怎么导出某类著录中 20O8．6 、 警 I 鞭薯… ，． 、 、 √操作指南 的部分数据呢?方法是：第一步，数据管理一系统 业务部