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关于通过ERP系统提升采办管理水平的问题和建议 苗 君 (中海石油 (中国)有限公司天津分公司商务合同部 ，天津 500452) 摘要 ：ERP是在20世纪80年代初开始出现的，以后逐渐被世界各大企业广泛接受。其中SAP是ERP最大的供应商， 是德国的一家著名的生产ERP软件的公司，其市场份额位居世界之首 ，也是全世界最优秀的ERP软件之一，世界500强 中的大多数公司都用sAP，它是企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。通过 上ERP来提升本公司的管理水平已经成为共识。天津分公司自从2007年底SAP上线以来，公司各项管理水平得到了很大 的提高。本文仅从采办管理方面来论述SAP系统的MM模块上线后对公司采办管理带来的影响，SAP系统是怎样克服了传 统采办管里的弊端以及 目前存在的问题和将来要改进的建议。 关键词 ：ERP；采办管理 ；SAP；MM模块 采办管理是企业管理中重要的组成部分。采办管理的好坏直 也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多 接影响企业的生产效率和企业的经济效益。在2008年底，天津分 不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控 公司全面实施 了SAP，并于2009年 1月 1Et成功上线，上线近 2 制的意义将更为明显。 年 以来系统运行平稳，使公司的管理水平有了显著的提高，天津 4．执行预算不严格 分公司在 2009年所有海油系统信息化成果评比中获得了优秀成果 传统的采办都是采用采办完成后进财务入帐，对于符不符 奖。根据系统实时报表显示，天津分公司SAP系统注册用户达到 合预算只能是人为控制。有时出现超预算情况，财务也可能没 1800多人， 日均录入单据超 100条，实现投资计划在线控制和项 及时发现 。 目状态管理，实现物资收发 36．48亿，录入各项业务单据总计 l22 5．各种表格记录不完备，不能及时总结经验教训 万张；系统控制符合内控要求，实现全面单轨运行，业务处理量、 以前的采购管理主要存在上述 5个问题，通过 SAP系统的 上线用户数位居总部系统上线单位前列。 实施，如何发现采购管理环节中的问题，集中力量解决急需解 采办管理通过 MM 模块得到了有效的改进 ，没上线前，采 决的核心问题，并通过 SAP系统运行为采购管理带来持续改进 办管理基本存在着传统采办管理的五大弊端 ： 的效果呢? 一 、 主要存在的问题 MM 模块是 SAP系统 目前天津分公司中应用三大基本模 1．物料采购与物料管理通常为一个部门，缺乏必要 的监督 块之～，MM模块是MaterialsManagement(物料管理)的缩写， 和控制机制 主要分为两部分业务功能：采购管理和库存管理。 目前决天津分公司采购管理的职能部 门为商务合同部，在 采购管理，重点关注物料和服务的采购 ，货源的确定采购 这种模式下，其管理流程是： 订单到货于应付款 的监控等。 业务部 门下达工单 一采购 申请 ／定单 一商务合 同 库存管理，重点关注物料 的移动 ，物料数量和金额的管理 询价 ／处理报价 一合同签订 一 发货通知单 一检验入库 以及库存盘点等。 一 通知财务付款 。 MM 采用了严格的采购管理体系，其管理流程是： 上述是一个完整 的采购业务流程 ，在实际操作 中有些流程 业务部门下达需求计划 ／采购 申请 一商务合同部确定货 如询价 ／报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺 源与价格 一相关领导审批 一处理采购订单 一订单进一步 点是：物料管理、采购管理、供应商管理 由一个职能部门来完成 ， 跟踪 一 货物接收入库 一工作量确认 一通知财务付款 。 缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，商务合同部 采购管理包含 4大功能：采购 申请、采购订单、收货、发 担负着维