办公自动化公文处理的优缺点.pdfVIP

管理学家 20 14 .03 办 公 自动 化 公 文 处 理 的 优 缺 点 常 华 / 新疆铁道勘察设计院有限公司，新疆 8300 11 【摘 要】随着现代科技的发展，越来越多的新科技被引入到生活和工作之中，特别是现代计算机信息技术。在政府 和企事业部 门，日常工作最繁琐最费时间的就是在公文处理方面，这是政府机关和企事业单位维持日常运转必不可少的工作之一。由于文件处理 的实效性太高，领导工作又太过繁忙，所以提高公文自动化处理水平在日常工作管理中就显得非常有必要。近年来随着我国的经济不 断发展，国家在铁路建设方面的力度提高，铁路各相关方面工作量的增加，公文处理方面数量增多，本文将铁路设计院对文件 自动化 处理的应用实践，对办公 自动化公文的处理的效果进行分析，找出其中的优缺点。 【关键词 】办公 自动化 ；公文 处理 ；优缺 点 在我国 ，铁路运输一直 是最主要的运 输方式，可 铁路的运输依 （四 ） 保 密 性 好 然难 以满足我国客货运的需求。近年来我国铁路建设取得丰硕成果，但 在使用办公 自动 化公文处理软 件时，操作人员都会 有安全密码， 建设任 务更加繁重，随着人 们对铁路的安全与速度追求越来越高，铁 这样做 的 目的就是为 了保障 公文的安 全性 。在系统 管理方 面，自动 路设计 院的工作压力也越来越大，为了让工作经营变得轻松，加强新 化公文 处理软 件可 以有效的设置多重 保护措 施，对各 部门的分工都 技术对 单位的管理变的越发重要起来，特别是单位领导，日常在管理 做了明确的查 看权限 ，把各部 门的公文处理 者的查 看权限都设置在 上花费的时间不少，还要经常出差，对公文的处理总是抽不出时间，所 一定范围之 内，以确保公文的秘密及安全性。一般发文者要进入办公 以采用 办公 自动化系统，实现办公科学化，节省了公文处理时间，提 自动化公文处理系统都需要输入账户和密码，公文在网络操作中都 是 高了管 理水平，节省了办公成本，增加了工作效率。但是办公 自动化 保密进行的，再发文到收文的流程中，不会出现公文遭到泄密、漏发、 并不是只会带来益处，事物总是矛盾的，有优点必有缺点，对优点，多 意识的情况，它们的流转只会限定在一定范围之 内，所 以说一般人是 加应用，优缺点，找出并优化 ，规避 可能带来的风险 。 接触不到的公文的，更不用说知道公文的内容了。所 以公文在整个系 [2 ] 一、办公 自动化 公文处 理的优 点 统操作运行的流程中，排除人为因素，是可 以做到绝对安全保密的 。 （一 ）公文 处 理 更 加 快 捷 便 利 二 、办公 自动化 公文处 理的缺点 最大的益 处无疑 是公文 处理的速度加 快和工 作效率 的提高 ，使得 （一 ） 技 术 跟 不 上 公文处理更加方便快捷 。自铁路设计院在使用办公 自动化公文处理后， 在单位 实现办公 自动化 公文处理 的普及 过程中 ，受到 各种单 位 各种文 件都是通过办公 自动化系统的软件对文件进行处理 ，各单位的 的广泛运用，一些单位的办公 自动化公文处理的应用发展也极为迅速。 公文管 理基本都是在网络上进行流转，有条不紊的进行。在传统方式 但是却忽略其中的各种不利因素。现在的大部分人，虽然习惯了互联 中，文件的流程 经历 起草、排版、会签、签发、分发和直至档案的几 网生活，但是还是不习惯在 电脑上看文件，对 已经形成多年的公文处 个流程 ，过程复 杂繁 琐，而且操作起 来需要花费不少时间，但是使用 理模式和思维方式习惯，很难发生转变，也不想改变现状，但办公 自 办公自动化系统就会把这些变的简洁明快、操作简单、流转快捷，工 动化公文处理的应