Excel在财会管理中的应用.ppt

第1章 Excel在财会管理中的应用基础 本章学习目标 本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容： 各种数据的输入 工作表的格式设置 公式的输入与编辑 函数的使用 第1章 Excel在财会管理中的应用基础 1.1 数据编辑 1．2 公式和语法 1．3 函数的应用 1.1 数据编辑 1.1.1数据输入 1.1.2工作表的格式设置 1.1.1数据输入 输入文本 输入数字 输入日期和时间 输入公式 同时在多个单元格中输入相同数据 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 提高输入速度 1．输入文本 文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。 1.输入文本 如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。 2．输入数字 在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。 在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。 在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。 Excel2000只保留15位的数字精度。 3．输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理。 如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。 如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。 时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。 如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。 4．输入公式 Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。 5．同时在多个单元格中输入相同数据 （1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。 （2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。 6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 （1）选定需要输入数据的工作表。 （2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。 （3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。 （4）然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。 6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。 7．提高输入速度—记忆式输入 如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。 Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。 7．提高输入速度—选择列表 在输入数据时，按ALT+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。 7．提高输入速度—自动更正 ①在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。 ②选定“键入时自动替换”选项。 ③在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。 ④在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。 ⑤单击“添加”按钮。 7．提高输入速度—序列填充 ①填充数字、日期或其他序列 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。 选定包含初始值的单元格。 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。 如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。 7．提高输入速度—自定义序列 如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据