档案信息化建设浅议.pdfVIP

档案编研 45 档 案信 息化 建 设浅议 王砚秋 崔玲燕 (黑龙江农垦宝泉岭企业集团公司办公室 黑龙江 萝北县 15421l 黑龙江省依兰农场办公室 黑龙江 依兰县 154823) [摘 要]当今，计算机技术在档案管理与建设中的应用趣 越广泛，充分认识档案信息化建设的重要性，加 强档案信息化建设，完善档案信息化建设步骤，实现档案信息资源的社会共享和档案信息网络化的稳步发展。 [关键词] 档案信息化 建设 档案信息化建设是指在档案行政管理部门的统筹规划 (四)应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档 和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档 案信息网络建设的技术保障。我们将依靠上级档案行政管理 案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。具体地看，档 部门的有关科研院所的技术力量，选用先进、适用和可靠的 案信息化也可以理解为档案信息实现 “三化”：一是档案信 档案管理软件。 息的数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的 (五)人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本。要 一 体化；三是档案信息的网络化。 始终把提高人的素质放在第一位，要加强对计算机素质放在 一 、 充分认识档案信息化建设的重要性和必要性 第一位，要加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员 (一)档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档 要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平。加强档 案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门 案信息化规划和建设的时候，要正确处理好 “路、车、货、 从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管 交通规则和驾驶员”的关系。“路”，就是计算机网络，“车” 理Rill务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管 就是计算机的硬件和软件，“货”就是档案数据库，“交通规 理，为社会提供高效、优质的服务。 则”就是标准规范，“驾驶员”就是现代信息技术人员。有 (二)档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管 路无车不行；有了路和车，没有货就推动意义；路修得再好， 理。决策的及时正确、管理措施的和当，要靠完整、可靠的 车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案 信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着 信息化建设必须 以人为本，必须把档案数据库作为核心来 独特的优势，可以发挥重要的作用。 抓。 (三)档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智 三、档案信息化建设的步骤 能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务， (一)建立档案数据库。第一步，输入文件级 目录。把 资源共享；可缩短二次文献信息的编著时问，提高档案信息 馆藏档案的文件级 目录输入数据库。在建立数据库的过程 利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱 中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件 目录，另一方面 国主义教育等。 检验输入的正确性，确保档案数据库的真实性、完整性和有 (四)档案信息化，可避免出现 “时空黑洞”。随着计 效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件 算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将 日 信息数字化。 趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和 (二)建立档案馆局域网。逐步启动文件级 目录机读 管理工作中，提前以管理档案的形式管理电