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174◆入选论文◆ 工程资料管理的一点体会 石英杰’ (水利部淮河水利委员会防汛抗旱办公室 蚌埠 233001) 摘要治淮50多年来，淮河的防洪工程体系情况不断发生变化。如何准确把握备_T-程的具体情况， 做好防汛7-作，逐渐成为一个需要重视的17题。作者根据在防汛部门的工作实践及同志们的丰富经验， 尝试对由不同人员保存的各种水利工程资料．如可研、验收报告等分门别类地登记遣册．并通过数据库 和网络技术实现电子化管理，由大家共同维护，及时进行教据交换。保证数据的时效性。软件编写简洁 高效，运行稳定，界面友好，功能设置合理．有利于实现资料的分布保存，共同使用，保证不同人员可 以根据需要莸取最新的工程数据。同时有利于准确判断甄别同一工程不同时段资料的有效性，及时刷除 无用资料，避免了资料保存的无效冗条。 关t词工程资料管理体会 治淮50多年来，在淮河上兴建了许多新的水利工程。尤其在近年来治淮投入不断加大，新建 工程的同时．对年久失修的工程也分批进行了除险加固，工程情况不断发生变化。如何准确把握各 工程的具体情况，做好防汛工作，逐渐成为一个需要重视的问题。 科学的防汛调度必须建立在对防洪工程体系情况准确掌握的基础上。为此，淮河流域每一项重 要的水利工程，水利部淮河水利委员会防汛抗旱办公室(以下简称防办)都会关注其建设运行情 况，通过各种验收会等渠道收集工程的资料。由于种种原因，各类工程的资料不能保证由指定的专 人统一收集，也不能把收集到的资料指定专人保管，导致资料管理的混乱。各工作人员相互之间不 清楚是否掌握有某个工程的资料，也不易判断某一份资料的时效性。保管资料的人可能不需要资 料，而需要的人又找不到资料。这就要求资料管理要有一定的透明度，以方便内部的交流和资源共 享。为了提高人员的工作效率和资料的使用率．我们开发建立了一套简单便利的工程资料管理 系统。 作者根据在防汛部门的工作实践及同志们的丰富经验，尝试对由不同人员保存的各种水利工程 资料，如可研、验收、审查报告等分门别类地登记，并通过数据席和网络技术实现电子化管理，由 大家共同维护，及时进行数据交换，保证数据的时效性。软件编写简洁高效，运行稳定，界面友 好，功能设置合理．最终实现了资料的分布保存．共同使用，提高了工作效率，保证不同人员可以 根据需要获取最新的工程数据，同时有利于准确判断甄别同一工程不同资料的有效性，及时抛弃无 用资料，避免了资料保存的无效冗余。 一、系统特性及设计原则 防办工程资料的获得主要通过各种验收全线、审查会议，少数资料通过交流或者报送得到。由 于岗位没有严格固定，分管人员不能收集全部资料，有时需要由他人代为收集保管。部分资料多人 t石英杰．水利部淮河水利委员会防{f【抗旱办公室，工程师 ±王焦堡塾量堡塑二盛笪叁±175 需要使用，又不能做到人手一份，这就需要做好资料的共享管NI作。资料一般由收集人保管，也 可根据需要指定专人保管。所有资料的基本信息统一汇总到服务器数据库，分类存放．便于浏览 查阅。 此系统作为内部办公使用的系统，一切功能以实用为主．兼顾方便美观，华而不实的东西则尽 量摈弃。程序同时具有网络版(B／S模式)和单机版(脱机版本)。要在一台计算机上运行脱机版 本，必须首先获得数据库许可。这样就可以将程序和数据复制到多台计算机上以查阅文档资料，便 于移动办公，又保证了数据安全。 二、系统功能模块 辅助版本的开发，使用Access数据库作为后台支持。该系统主要分四大功能模块。 1．数据录人修改模块 资料按照工程的类别和位置可以进行多种分类．以便于管理。本系统采用开放式分类，用户可 以自行根据需要添加适当的分类。具体的分类办法可以通过各用户协商决定。该模块的主要功能是 录入、修改系统数据库中各工程资料的摘要信息和借阅登记表。 2．信息查询模块 该模块的主要功能是对数据库中的资料存放位置及借阅情况、借阅登记表进行有条件查找。既 可使档案管理人员按借阅者的要求尽快找到相应资料的存储地点，方便借阅，也便于对档案资料的 存储借阅情况做到心中有数。 3．数据导出模块 该模块的主要功