秘书礼仪 教学课件 作者 姜倩第五章 秘书办公室礼仪 第五节 秘书文书礼仪.docVIP

秘书礼仪课程教案（第五章） 授课题目 第五节 秘书的文书礼仪 课时安排 3 教学 目标 熟悉电子邮件礼仪、使用MSN的礼仪、商务书信礼仪，掌握特殊书信的礼仪规范。 教学重点 1．电子邮件的书写礼仪 2．特殊书信的书写格式要求 教学难点 特殊书信的书写格式要求 授课类型 理论、讨论 教学方式 讲授、讨论、示教 教学资源 多媒体 教学基本内容与教学设计 一、电子邮件礼仪 1．电子邮件的基本格式 一封完整的电子邮件由开篇、正文和结尾三部分组成。对电子邮件的内容应严格遵守语法、标点符号等规则。 （1）收件人 （2）主题 编写主题时注意以下几点： 1）电子邮件一定要注明主题，在电子邮件的主题栏里，发信人要用短短的几个字概括出整个邮件的内容，让收件人能权衡出邮件的轻重缓急。 2）邮件的主题必须明确，尽量具体，最好不超过十五个字，让人一目了然，并便于保留。 3）应避免使用抽象的词语或是问候作为主题，以免对方无法立刻识别内容。 （3）正文。 编写正文时，要注意以下几点： 1）在电子邮件中，为分清所谈事项的轻重缓急，可以用一两个句子来表达主要内容，如有需要再写一段来加以说明。 2）为方便收件阅读，电子邮件应简短，不宜使用太多的修饰语。 3）电子邮件的结尾应附上电话、邮箱地址或者网址，以方便工作联系。 （4）署名。 （5）回复。 2．电子邮件的书写礼仪 （1）称呼要礼貌。 （2）不使用网上聊天的语言。 （3）内容要正确。 （4）电子邮件越短越好 （5）语言要流畅。为了便于阅读，语言要流畅，尽量避免生僻字、异体字。 （6）及时回复。 （7）紧急邮件的处理。 （8）页面整洁。 （9）标点符号要慎重。 （10）小心使用附件功能。 （11）定期检查时间标示。 （12）检查语法和错别字。 3．电子邮件的处理 （1）分类保存邮件。 （2）分类处理各类邮件。将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后进行分类，如需要上司本人阅读的，就存入相应的文件夹。如果是根据上司授意回复的邮件，就要协助上司在规定的时间内处理相关事宜。如果是以上司的名义回复，就要在语气上予以注意，并从上司的信箱发出。如果以秘书的名义发送，就要说明邮件内容为上司授意。如果可任由秘书代为处理的，或转给其他相关负责人，或由秘书本人回复。 （3）如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要设置回执，如果对方末能及时回复，就要用电话了解情况。 （4）如果邮件需要上司审阅或批改，就要打印出来送给上司，然后负责回复或传达。 （5）重要的邮件应及时进行保存。 二、使用MSN的礼仪 1．在MSN的状态前署名2．注意发送的内容 3．谨慎使用图释 4．学会使用状态说明 5．要注意礼貌 6．工作时间不私聊 三、商务书信礼仪 1．信封和信纸要求 （1）信封的书写有固定的格式。 （2）写信应注意信封与信纸的选择。 （3）重要信函要慎重对待。 2．信函内容的要求 （1）称谓。称谓要写在信文的开头，单独成行顶格书写；称谓要恰当、准确，体现出对收信人的尊重。 （2）结束语。结束语可分两行写，如在正文下一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”，也可在正文下一行空两格直接写：“祝您工作顺利！”结束语要能体现出对收信人礼貌地致意或表示祝福。 （3）署名。署名写在结束语下一行的右下方。署名要写全名，如果使用电脑打印信文，个人的署名部分要手写签署，以表示诚信和礼貌。署名如果是单位或部门名称，则可以用打印机打印，同时加盖公章即可。 （4）日期。日期写在署名的下方，一般应写清楚写信的年月日。 四、特殊书信的礼仪规范 1．介绍信 介绍信是介绍个人身份的证明，它是建立一种良好的合作或有效办理某件事情的有效凭证。介绍信可分为撰写式和印刷式两种形式。其中印刷式介绍信只要在相关地方按要求真实准确地填上有关内容即可，而撰写式介绍信有固定的书写格式，撰写时应遵循相应的礼仪规范。 撰写介绍信的格式要求 标题 以文种作标题，即在信纸的第一行居中位写“介绍信” 称谓 称谓为联系单位或个人单位名称（全称）或姓名，写在第二行顶格位，称谓后要加冒号 正文 正文在称谓之后另起一行，空两格写介绍信的内容 结尾 在正文下一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼” 署名 由出具介绍信的单位署名，写在结尾的右下方 日期 日期为成文的时间，写在署名的下方，同时加盖单位公章 介绍信的内容主要包括三项：（1）说明被介绍者的情况，如果被介绍者不是一人还需要注明人数；（2）说明接洽或联系的事项；（3）向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。 2．证明信 证明信是政府机关、社会团体、企业单位或个人为证明有关人员的身份、经历及其与某事件相关联而出具的信函，是进行联系和沟通的常用信函。证明信要固定的格式，书写时应遵循相应的礼仪规范。 撰