信息化背景下石油企业档案收集工作探究.pdfVIP

EconomicOu鞠tlo黼ok视瑟野瑟 信息化背景下石油企业档案收集工作探究 王冬梅 中国石油北京销售分公司 【摘 要】进入21世纪，企业档案管理工作进入新阶段。档案收集则是档案管理的基础。本文首先阐释了利用信息资源收集石油企 业档案的重要性，并对于信息化视域下档案收集问题进行分析，希望对于 自己今后工作提供理论借鉴。 【关键词】档案收集；石油企业 ；信息化 档案指的是机关或个人在社会活动中构建的可以保留的文字、 3．人才缺失导致档案收集和整理杂乱无章 音频和图像。计算机信息化的迅猛发展使企业进入了知识经济时代， 在信息化发展的大背景下，档案部门的人员并非简单的懂档案 也使档案管理工作进入了信息化发展阶段。档案收集是档案管理的 方面的业务就可以，还必须要精通现代信息技术的处理。但是在现 第一步，也是档案管理最基础的步骤，收集来的档案完整与否直接 在很多石油企业档案部门工作的人员，往往只会简单的纸质档案管 影响着后期档案的鉴定、整理和利用。 理，根本不会把计算机处理技术应用于档案管理工作中。这样无形 一 、 利用信息资源收集石油企业档案的重要性 中就会阻碍了企业档案收集信息化的工作进程。 1．石油企业利用信息资源搜集档案是时代发展的需要 三、石油企业档案收集工作的建议 在现代信息化社会中，石油企业在产品设计、产品生产以及销 1．整合石油企业数字化档案收集工作 ． 售时经常会使用网络，即石油企业不管是在技术研发、产品经营、 首先，重视图像档案、音频档案等数字化档案的收集工作。对 业务处理或者市场推广方面都会产生大量的数字化信息，而这些大 于企业的档案收集人员来说，“宁可滥收，不可少收”，要把收集工 量的数字化信息很明显是新型的石油企业档案，所以档案管理者对 作深入到企业社会活动的方方面面，对于各种图像档案、音频档案 这些数字化信息应该采取足够的重视，并对在社会活动中形成的诸 都要尽可能的收集。其次，必须建立相关的数字化档案收集制度。 多数字化档案进行合理取舍和保留，完善企业的组织记忆。 石油企业管理部门可以指定企业各个部门有专门的档案管理人员对 2．石油企业利用信息资源搜集档案具有一定的便捷性 档案进行管理具体到石油企业数字化档案的收集工作，管理人员首 由于企业档案包含的类别实在太多，而且时间跨度较大，这无 先要对不同类别的档案进行收集，这些档案类别可以分成 ：反映石 形中会加剧企业档案管理者的工作负担。在现代社会中，计算机数 油企业历史脉络的档案 ；矿井发展中克服的技术问题档案 ；科研项 据处理软件的广泛应用可以解决这一难题，通过excel、authware等 目记录档案 ；产品市场营销策略档案等。并把收集来的与当前矿井 数据处理工具，可以合理、有效、快捷的收集企业在社会活动中积 活动相关的生产档案、决策档案等率先数字化，这样方便企业员工 淀的大量数字化信息，并通过数字函数运算等可以快速了解企业的 利用这些档案。 投入、产出和效益等。 2．制定档案归档制度 二、档案收集过程中出现的问囊 在现代信息化数字时代，石油企业的档案管理部门有权力保证 1．数字化档案收集不够重视 归档的完整性，可以实施纸质档案归档和数字档案归档双向规定， 数码技术以及视频技术的普及导致现代企业产生的档案并非是 对于那些不按照规定交档的人员要给予出发措施，对于较好的提交 过去单一的纸张文字或者图表印章，通过数码技术产生了越来越多 档案的人员应该采取奖励措施。同时，石油企业的档案管理部门也 的图像档案和音频档案。但是，在石油企业数字化档案收集中也出 应该细化档案归档制度，比如可以规定 ：凡是采集购买矿井设备的 现了很多问题，一是由于图像档案和音频档案不像纸张那样是实体 工作人员必须要上交设备说明书