某公司市场部档案管理规定.docVIP

关于市场部档案管理规定 为规范档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特制定以下管理办法：1.1合同 （1） （2） （3） （4）户外宣传制作合同复印件；媒体制作合同； （）其他合同。 客户资料档案 签约客户来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、，了解到的客户的。3内部管理档案 （1）内部管理档案：各项管理制度、成交发放的管理文件； （）各日、周、月统计表及报表； （）会议记录。4内部往来文件（1）发往各部门间的日常函件； （2）收到公司各部门的往来文件。5 公司对外宣传资料 （1）各类公司制作的提袋、宣传品样本； （2）电视宣传资料：各种宣传用VCD、录音带、录像带； （3）户外灯箱、路牌的样稿； （4）各类宣传活动的录像带及照片。1严格按归档范围对档案进行归档整理； 2档案资料分类应清晰、全面； 3档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档； 档案必须使用专用资料柜、资料盒； 应建立清晰、明了的检索工具便于检索。档案的借阅 档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行：（1）本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签字； （2）本部门员工借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字； （3）查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开； （4）按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处理，造成重大损失者应当追究责任。 档案的保管 （1）档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续后方可入档；（2）各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；（3）档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目、便于查找；（4）每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。 档案的剔除和销毁 在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示； 每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。