查新高峰期新型应急工作模式的探索与实践.pdfVIP

查新高峰期新型应急工作模式的探索与实践 廖昀赞 (中山大学医学图书馆，广东广州510080) [摘要]针对科技查新高峰期存在的实际问题建立了“查新员任务分流应急工作模 式”，将学生助理和课题联系人这两类非查新员引入查新过程的某些环节，合理分流查新 员的部分工作，即将课题受理环节中申请材料审核、解答相关咨询等事务性工作分流给学 生助理，将文献筛选和整理环节中英文相关文献的确定与翻译整理等学科专业性强的工作 分流给课题联系人，而查新员则主要承担课题分析、文献检索、中文文献筛选和整理、查 新报告撰写和修改等自己熟悉和擅长的其他环节的工作，确保检索策略制订的完善性及查 新结论表述的准确性。通过应对查新高峰期的实践表明，该工作模式能起到缓解查新员工 作压力和精神压力、在不以缩减查新质量为代价的前提下加快查新进程、促进与科研人员 的深入合作等积极的作用。 [关键词]科技查新：工作模式；任务分流 l 科技查新高峰期的困境 科技查新是一项繁重的脑力劳动。特别是一些大型的查新机构，每年可能出现多次不同 时段的查新高峰，其间受理的课题是平时的几倍甚至十几倍，其承受能力受到严峻的考验， 困境也随之而来。 1．1查新用户蜂拥而至 在查新高峰期，每日不间断的电话咨询、人来人往的受理现场、嘈杂的工作环境，无疑 是查新机构的真实写照。由于用户查新意识存在偏差等主观原因以及科研管理部门组织项目 申报时限短等客观原因的影响，查新委托扎堆的现象总是年复一年的上演，每年3—5月份高 峰期受理的查新项目通常都会超过全年项目的50％。笔者所在的查新站为教育部首批综合类 科技查新工作站，所在校区图书馆主要承担医药卫生类项目的查新，以2012年为例，3—5 月高峰期受理的查新项目共128项，占全年的60％。 1．2查新员“压力山大” 查新的基本流程包括课题受理、课题分析、文献检索、文献筛选与整理、查新报告撰写、 查新报告审核、查新报告修改等环节。除审核环节由审核员完成之外，其余环节一般均由查 新员独立承担。特别是在高峰时期，由于时间紧、任务重，多个项目集中申报，而且以国内 外查新居多，要求查新员必需一律按“加急”处理，一般平均2个工作日内就要完成卜2 个课题的查新。实际工作中，他们一面要专注于课题分析与检索，一面要应对查新咨询等事 务性工作，时常还会在阅读外文文献时“陷入瓶颈”。如此高强度的工作压力和精神压力， 136 令查新员“苦不堪言”，甚至产生焦虑…。 1．3查新数量与质量间难以调和的矛盾 在查新高峰期，为了配合用户完成项目申报，查新机构一般都会尽量受理查新委托。但 在人力有限的情况下，优先保证查新数量必然会忽视查新质量的控制。有些查新员为了按时 完成手头的工作，只能对查新流程的多个环节从简从速：有些查新机构为了提高数量，审核 员也得亲自上阵参与查新，根本没有时间和精力按规范仔细审核查新报告…。如此顾此失彼， 导致查新数量与质量之间的严重失衡。 1．4查新与其他工作间难以平衡的窘境 在众多高校查新站，查新员多来自图书馆参考咨询部，身兼数职的情况比比皆是。除了 查新，还要承担文检课教学、用户培训、资源推介、检索服务、学科服务等多项工作。但在 查新高峰期，他们只能将有限的精力投入紧张的查新之中，而无暇顾及其他工作，导致某些 服务性工作的减缓或暂停，在一定程度上影响了部门整体工作的平衡发展。 在高峰期如何改变困境，缓解查新员压力，一直是业内人士思考的问题。目前国内有 学者探讨了查新机构间通过合作对查新项目进行分流的工作模式，包括在同一系统内(如高 校系统、中科院图书馆系统等)建立“馆际合作查新模式””。41和“馆际帮扶查新模式””’…， 以及在不同系统间(如高校系统与科技系统)建立基于网络科技查新工作平台的“区域查新 协同服务模式¨“。在高峰期，业务量多的查新站将部分课题分流给业务量低的查新站，实 现互惠双赢。笔者认为，上述工作模式的建立是从查新站整体需要出发，是基于具体查新课 题的横向分流。而本文基于查新员有限精力合理分配和专业优势充分保留的原则，建立了 “查新员任务分流应急工作模式”(以下简称“任务分流模式”)，将以往查新员“包干” 的某些查新环节的工作合理分流给学生助理和课题联系人这两类非查新员，是一种基于查新 工作任务的纵向分流模式(见图1)。 2 任务分流模式的主要内容