基层单位加强档案信息化建设的思考.pdfVIP

第 566期 管 理 观 察 20I5年 1月 第 3期 Management 0bServer 下旬出版 基层单位加强档案信息化建设的思考 许 扬 (荆州市妇幼保健 院，湖北 荆州 434020) 摘要：随着业务发展的积累，基层单位在档案保管方面出现了人力资源紧缺、库房面积紧张、档案 信息化有待建设等诸多问题 ；而如何使上述问题得到解决，是基层单位档案部门所关注的核心问题。近 年来，基层单位档案事业发展也正由传统人工纸质化步入数字化及网络化的主要势态，在对网络技术成 果积极利用的条件下，使无纸化办公的发展前景更加广阔，同时也使档案信息化建设工作稳健加快。笔 者重点对基层单位档案信息化管理的强化措施进行了探究，希望以此为基层单位档案信息化建设工作的 完善提供依据。 关键词：基层单位 档案部门 信息化建设 1．基层单位档案管理的现状及问题 价值性 的档案资料发生遗失的情况，进一步导致档案 资料不具连贯性，最终致使档案资料不具完整性。显 1．1设施不健全，工作人员素质较低 然，造成很多不可弥补 的后果，均与制度不健全，落 现状下，基层单位在档案管理方面，主要呈现的缺 实不力有关。 ． 陷是相关设备不具健全性，例如没有及时引进计算机软 1．3保存不方便，档案利用率不高 硬件设置等。同时，在系统安全方面，传统的一些系统 基层单位在档案管理上 以传统的纸质管理为主，纸 安全维护手段显然不具有效性。同时，大部分档案管理 质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息 人员素质低，缺乏专业知识培训，很多基层单位档案管 化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、 理人员并不是全职，而是以兼职的形式参与工作。并且， 照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有 这些人员所学的专业往往与档案管理专业没有多大联系， 效的管理方法和保存设施。同时在档案管理中的收集、 甚至毫无关联。在档案管理工作过程 中，这些人员常表 整理及归档等工作，能够为单位领导等相关人士总结工 现为对相关业务不了解，无法通过档案管理规范要求完 作经验及汲取教训提供巨大的保证 。然而， 目前大部分 成档案的收集、归档及保存等工作，这样便在很大程度 基层单位均没有意识到规范的档案管理所潜在的巨大价 上影响了档案管理 的规范性 ，最终导致档案管理存在极 值及作用。 大的披露。毫无疑 问，档案管理信息化是需要高水平的 专业人才的支持的，要想使档案管理信息化工作更具实 2．档案信息化建设的核心内容 效性与科学性，便需要档案管理人员具备高水平的管理 能力及相应知识储备。如此一来，才能够使档案信息化 2．1配备规范化管理软件是档案信息化建设的重要 建设的实施更具有效性，进一步为工作效率及质量的提 基础 高提供依据 。 对于具备规范性的档案管理软件来说，主要指的是 1．2制度不健全 ，落实政策无力度 与国家档案管理规范及标准相符合，同时与国家事业单 现状下，大部分基层单位在档案管理工作中没有 位及各级各大档案馆相适应等，主要的作用是对档案信 相应的制度作为保证 ，比如 《档案信息化管理条例》 息及档案实体的管理提供帮助。它应具备高效、高质、 及 《档案信息化管理安全方案》等。显然，没有这些 简单、实用的特点，有助于维护档案的完整与安全，便 制度作为信息化建设的支撑依据，便会导