新形势下地勘单位档案管理工作的思考.pdfVIP

2o08年 12月第28卷第4期 四川地质学报 Vo1．28N0，4 Dec，2o08 新形势下地勘单位档案管理工作的思考 刘秀萍 ，柏峰 (河南省地矿局，郑州 450007) 摘要：阐述了地勘单位档案管理工作的意义，指出了新形势下地勘单位档案管理工作存在的具体问题，提 出了改进和加强地勘单位档案管理工作的建议。 关键词：新形势；地勘单位；档案管理 中图分类号：G271 文献标志码：c 文章编号：1o06—0995(2008)O4—0355—03 国有地质勘查单位改革改制工作已经进行了多年，但与经济社会发展的要求仍然不相适应。2oo6年 国务院下发了 《关于加强地质工作的决定》，明确提出 “按照企事分开的原则，推进国有地质勘查单位改 革”。在新形势下，地勘单位的档案管理工作要服从、服务于地勘单位的改革。 1地勘单位档案管理工作的意义和作用 1．1档案是地勘单位历史演进的载体，是地勘单位各项活动的原始记录 档案真实地记录了地勘单位的全貌和全过程，是联系地勘单位过去、现在与未来的纽带。档案不仅 是地勘单位的信息资源，也是地勘单位无形资产和财富。因此，地勘单位改革无论机构如何变化，都不 应忽视档案管理工作 ，更不能丢弃。 1．2档案是领导正确决策的可靠依据 决策是管理的龙头，决策正确与否，既取决于管理者对地勘单位人员素质、服务能力、成果质量、 技术条件等的洞察和综合分析的能力，也取决于管理者掌握科学决策的理论知识水平 、技巧与方法。记 录着地勘单位演进历史的档案能作为正确决策的依据，在某种意义上说，档案是关系地勘单位管理水平、 生存发展的一个重要因素。 1．3档案是维护权益的凭证 如有一个地勘单位在一个在已破产的老印刷厂厂址上又建了一个新印刷厂。多年后，外地的一家法 院追讨原厂债务要查封新厂，并认为新厂是老厂更名恶意逃债。这时，档案里保存的原印刷厂破产法律 文书起了关键性的作用，维护了新印刷厂的权益。 1．4档案是承揽工程的保障 当前，市场竞争 日益激烈，承揽工程任务十分困难，能否承揽到足够的工程任务，直接关系到地勘单 位的生存和发展。档案中记录着地勘查单位的经营经历和业绩，档案管理人员如果积极提供资料，配合经 营人员编制科学合理的标书，优化投标方案，就能大大提高中标率，为地勘单位的生存发展做出贡献。 此外，档案是地勘单位资产重组和结构调整的依据；是地勘单位处理不 良资产的重要凭证；是地勘 单位技术开发的必要条件 ；是地勘单位经营核算的可靠基础。 2 目前地勘单位档案管理存在的问题 2．1归档材料缺乏全面性、系统性 许多地勘单位馆(室)藏档案中市场信息和经济决策档案所 占比例很小 ，甚至没有。反映地质市场经营 活动的合同、协议等相关资料 ，均未归档。另外，归档资料也还不同程度地存在着组卷不规范、编 目不 合理、建档不科学等问题。 2．2档案管理人员素质不能适应新形势工作的要求 机构精减、档案人员在压缩编制的前列，使得地勘单位的档案管理被削弱。减员往往会使经验丰富、 收稿 日期 ：2008一O1—04 作者简介 ：刘秀萍 (197o__)，女，河南商丘人 ，经济师 355 新形势下地勘单位档案管理工作的思考 责任心强，但年龄偏大的档案人员提前内退。一些工作多年的老同志带着情绪离岗，影响了工作的正常 交接。新同志匆忙上岗，缺少老档案员的传帮带，如没有经过专业培训，对搞好档案工作影响很大。一 些新同志认为档案工作是可以捎带干的工作，干好干坏无人过问，由于不学习有关档案管理的知识和政 策规定，工作随意，工作质量较低。有些单位使档案人员兼职过多，分散了他们在档案管理工作上的精 力，也往往使他们失去参加学习、培训，学习新技术的机会，无法适应现代化的档案管理工作。 2．3缺乏档案法制意识，档案管理制度不全 许多地勘单位缺乏健全的档案管理制度，或有制度不严格执行，以及缺少必要的内部监督机制等， 造成干部和职工的档案法制意识普遍淡薄。一些技术人员和业务人员把报告图纸或合同作为私有财产个 人保存，有些部