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信息技术与信息亿 如何做好视频会议管理工作 李 伟 L1w_ei doi：10．3969j／．issn．1672—9528．2014．04．34 通信及多媒体技术的飞速发展，特别是视频会议 录播服务器 、视频会议终端等设备；视频会议室是指 系统的建设应用，给各行业带来前所未有的远程沟通 具备召开视频会议条件的会议室；视频会议会场设备 体验和沟通效率，视频会议已日渐成为政府机构、企 是指安装在视频会议室中的音像设备；视频会议线路 事业单位 日常办公、远程协作的重要支撑平台。 是指承载视频会议信号传输的网络带宽；视频会议运 视频会议管理工作重点是做好视频会议组织工 维服务是指负责会议保障任务的技术人员提供的操作 作。视频会议组织是指协调视频会议资源 ，提供会议 服务。以上这些资源，都是视频会议召开必不可少的 技术保障，确保会议顺利进行的具体工作。此外，视 前提和条件，这些资源的数量是有限的，需要根据视 频会议管理还包括视频会议系统管理、制度流程管理 频会议应用需求，协调分配上述资源 ，这就是视频会 和运维团队管理等内容。 议组织工作的一个重点内容。 视频会议管理工作也是近年来逐渐兴起的一项IT 解决上述问题的关键是要梳理各类资源间的关 管理工作，特别在当前全社会贯彻落实中央八项规定， 系，清楚制约视频会议约束条件，在确保视频会议安 大力倡导改进 “会风”，厉行节俭的背景下，视频会 全可靠的前提下，最大限度地利用好现有资源。第一， 议因其节能环保、高效便捷等优点，越来越受到重视， 检查该时段内是否有其他视频会议召开，如有其视频 视频会议应用数量不断增长，应用场景不断扩展。面 会议召开 ，检查是否在视频会议系统和线路的占用上 对 El益增长的应用需求，如何利用有限的系统资源， 产生资源冲突，如有冲突则与用户协调视频会议段的 充分发挥视频会议的作用，满足用户的使用需求，是 调整，如无冲突则进入下一步；第二，检查参会会场 所有视频会议管理部门需要面对和解决的一个新的课 清单，是否与其他会议有会议室或会场设备有占用冲 题 突，如有冲突则与用户协调个别冲突会场的调整 ，如 无冲突则最后检查是否可安排技术人员保障会议。在 1 视频会议组织工作 排查过程中，管理人员应准确全面掌握本单位视频会 视频会议组织工作分为会前的资源协调和会议全 议各项资源的现有状况，避免因信息不准确不及时而 程的技术保障。 出现失误 ，这就要求建立可靠的视频会议资源管理机 1．1 协调视频会议资源 制和制度，以及规范的会议申请信息和申请审核流程。 视频会议资源包括视频会议系统、视频会议室、 1．2 提供会议技术保障 视频会议会场设备、视频会议线路以及视频会议运维 视频会议过程中，根据会议议程的安排，与会人 服务。其中，视频会议系统有多点控制单元 (MCU)、 员会有交替发言或场景的变换，这些都需要技术人员 及时、准确地调整和切换视频及音频设备 ，使各分会 木 国家开发银行 北京 100031 场的画面和声音与现场情况达到同步。为使视频会议 佰息技术与循息亿 能流畅、自然，在视频会议中，技术人员往往要完成 制度流程管理以及系统、人员等方面的管理制度和操 大量的实时操作 ，这些操作一方面必须与会议议题紧 作流程。会议 申请和会议服务的制度流程管理，就是 密贴合 ，时机的把握上非常重要，另一方面不允许 出 实现对视频会议申请及服务流程的规范化、制度化 ， 差失误，因为一旦出现失误，马上就会被与会人员感 以便用户的使用