信息时代的文书管理策略讨论【精选】.pdfVIP

信息时代的文书管理策略讨论 臧慧敏 (国网襄阳供电公司客户服务中心 441057) 【摘 要】我们 目前处在一个信息时代，信息时代的演进为我们的社会 子化 。 和工作带来了很大的改变，同时也对文书管理带来 了很大的影响。我 二、电子档案与纸质档案管理的区别 们需要对信息时代的文书管理策略进行重新审视 ，从而探索出在信息 首先，电子档案与纸质档案的归档方式不同。纸质档案是文 时代进行文书管理的新的方法，促进文书管理效率的提高。 书部门进行文件的收集和整理，然后按照文件的内容、时间、来源 【关键词】信息时代，文书管理，策略 等对文件进行分类整理之后归档完成纸质档案的管理。电子档案 的管理的一种方式是将纸质文件进行电子化，从而完成电子档案 文书管理对于我们来讲非常重要 ，我们在发展的过程中也形 的收集和管理，另一种方式是对现有的电子文书进行收集和整合， 成了固定的文书管理模式来规范文书管理的具体形式。但是随着 从而形成电子档案。与纸质档案的归档方式不同，由于电子档案 信息时代的到来，对旧有的文书管理模式造成了冲击，无论是从文 可以很方便地实现信息检索和信息筛选来完成档案的提取工作， 书管理的内容、还是文书管理的形式和对文书进行查询利用的方 电子档案一般不存在案卷分类等内容。电子档案只需要按照一定 式等都对着信息时代的到来而产生了很大的变化。我们需要在信 的格式进行信息录入之后就可以很方便地实现信息检索和筛选， 息时代下对文书管理模式进行重新认识，从而探索出文书管理的 提高档案的利用效率。 新的方式 ，促进文书管理效率的提高。 其次，电子档案与纸质档案的利用方式不同。我们对纸质档 一 、 文书电子化管理的必要性 案进行利用一般是对纸质档案本身进行查询，确保了档案的相对 在信息时代，我们对于文书进行管理的模式是将文书电子化 ， 真实性。我们利用纸质档案，可以通过字迹、笔迹等来对档案进行 通过形成电子档案的方式来实现对文书的管理。文书电子化能够 验证，确保档案的真实性，通过复印等来实现档案的提取和利用。 提高管理和利用的效率、提高文书的保存质量、降低文书管理难度 一 般是间接利用，即通过将纸质文档中的内容进行重新录入的方 等，是我们在信息时代进行文书管理的新的方式。我们通过对有 式实现文档利用。纸质档案的利用会受到档案本身的制约，以及 利用价值、有保存必要的文书进行扫描来实现文书的电子化，从而 档案存储地制约，使用显得很不方便。而在电子档案的利用过程 形成电子档案，然后按照电子档案的归类形式对档案进行归类，从 中，由于电子档案本身的共享性，我们能够随时随地实现对档案本 而不断地满足信息时代下人们对于信息的利用需求，所以我们认 身的查询、提取、利用和编辑 ，还能够很方便地将电子档案转化为 为，将文书进行电子化从而形成电子档案是非常必要的。 纸质的，大大提高了电子档案的利用效率。同时，在电子档案的利 首先，电子档案便于查阅、提取和利用。在信息时代，我们通 用过程中还需要通过对电子档案本身进行加密来提高电子电子档 过网络的共享功能能够很方便地实现电子档案的异地查阅，能够 案的安全性 ，避免电子档案的内容泄露和被篡改。 实现档案内容的提取和直接利用 ，能够实现档案的永久保存，从而 三、结合电子档案与纸质档案的优势来进行档案管理 实现电子档案存贮和利用效率的提高，这是纸质档案所没有的优 我们在信息时代进行文书管理，一定要不断结合 电子档案与 势。纸质档案查询困难 ，尤其是在档案存贮很多的情况下，我们很 纸质档案的优势进行，从而使得文书管理效率不断提高。 难迅速地找到自己想要找的档案；纸质档案也不能够直接进行利