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大学计算机基础：第四章 应用软件 第4章 Office 应用软件 当今社会竞争越来越激烈，办公自动化已成为各行各业提高办公效率的重要手段。Microsoft Office 办 公套用软件以其强大的功能、方便的使用方法受到了广大用户的欢迎，Microsoft Office 2003 中文版组件是 当前应用最为广泛的产品。其主要包括：字处理软件Word 2003、电子表格软件Excel 2003、电子演示文 稿软件PowerPoint 2003、电子邮件管理软件Outlook 2003 、关系型数据库软件Access 2003 等，本章主要 从应用软件的角度出发介绍前三种。 4.1 文字处理软件Word Word 2003 是Microsoft Office 2003 中的一个组件，相对过去的Office 版本有了很大的不同，这里主要 是借助Word 2003 的操作界面和主要功能来全面介绍Word 的基本操作技巧和强大的排版功能，对于Word 2003 所特有的新功能会在文章中加以说明。 4.1.1 学习Word 要着眼于长文档的编排 1、 Word 与写字板 为文字处理开发的各种各样的应用软件都可以组织或处理文档，如Windows 自带的WordPad （写字板） 和NotePad （记事本）就可以作简单的字处理，但Word 具有强大的编辑排版和图文混排功能，而且操作简 单，尤其是对于复杂文档和长文档的处理会变得更加轻松和规范。千万不要只把 Word 当作写字板式的处 理简单文档的字处理软件和打字练习的场合。 2、 长文档编排要求规范操作 初学者往往只使用自认为最简单的操作作为操作的依据和眼前屏幕现实效果作为操作的目标，而忽视 和不愿意掌握规范的操作。以至于当文档的文字数量变得越来越多，文章的长度变得越来越长时，对那些 非规范的操作所积累的越来越多的麻烦就会变得束手无策，往往是改了这里又乱了那里，文档变得越来越 不听话。因为短文档与长文档不仅仅是文字数量上的区别，很多在短文档中看起来很有效的一些编辑操作， 一到长文档中就会变得顾此失彼。Word 具有强大的对长文档的处理功能，但前提是在文档的编辑处理过 程中，必须遵循一些操作规范。 因此，学习Word 要着眼于长文档的编排，主要是学习Word 规范的编辑排版功能。从一点一滴的规范 操作入手，逐步积累和养成规范的操作习惯，尽管在学习和上机实验的过程中，遇到的都是些几百字左右 的小文档，但应以小见大，以短见长，着眼于将来处理几万字甚至几十万字的长文档，不妨用大炮来打打 蚊子，一旦长文档来临时，你就会感觉到Word 处理长文档的方便和快捷，从而最终掌握Word 文档的自动 编排功能。 4.1.2 Word 窗口中特有的组件 Word 窗口除了由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、状态栏等一些Windows 窗口常见的组件以及Word 2003 新增的任务窗格组成外，还有一些特有的组件。这里主要介绍任务窗格、文本区标记和这些特殊组件。 了解并使用这些组件可以更深入地理解Word 编辑排版的特点和方便灵活的操作功能。 1、 文本区标记 文本区是输入和编辑文档的工作区，其中有两个很重要的标记：插入点“”型光标和段落标记“ ”。 可在插入点 “”光标处输入文本和图形。按回车键时会出现一个可以隐藏的段落结束标志 “ ”以指示 一个自然段落的结束。要注意的是，段落标记不仅仅只是表示一个自然段落的结束，它还存储了该段落的 格式编排信息，并且在不同的视图方式下有不同的段落格式编排继承方式。 2、 任务窗格 任务窗格是Word 2003 新增的窗口元素，主要有 “开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信 息检索”、“剪贴板”、“新建文档”、“共享工作区”、“文档更新”、“保护文档”、“样式和格式”、“显示格 ．1． 大学计算机基础：第四章 应用软件 式”、“邮件合并”和 “XML 结构”等各种任务。所有操作选项都可通过位于工作区右侧的任务窗格中查 找到，非常方便。从大多数任务窗格中，都可以转到 Office Online 网站，寻求更多的资源和帮助。 如果要打开任务窗格，可选择 “视图”菜单中的