浅谈高校数字档案室的建设.pdfVIP

摘要：本文从高校纸质档案现状，分析了 年计件。1992年后，学院学籍档案由教务 存在的问题及形成的原因，提出了数字档案 处进行统一管理，并按照教育部学籍档案 室建设的构想，探讨了实现查询利用和档案 浅 电子化要求，进行学籍档案电子注册、管 信息共享的有效途径，以及需要注意协调的 理。目前，学院学生可以进行电子查询学籍 几个关系。 谈 情况。 ．．．jL 关键词：高校数字档案室建设 自 3．照片档案： 同 照片档案管理分为两部门，纸质档案 高校档案室目前正处于纸质档案向电子 中，黑白照片、特大照片现处于分散状况， 档案过度，并与电子档案共存的时期。校园网 未做到有效管理。标准尺寸照片，5寸及6 的建设，给档案信息查询利用提出了新的要 寸照片分别进行了集中整理，其中以1007 求。本文仅从北京政法职业学院档案室藏纸 年一2003年纸质照片较为集中。2003年之 质档案现状，分析其查询和利用存在的问题 后，数码照片增多，移交数量减少。 及形成的原因，并探讨建设数字档案室的一 4．实物档案： 些初步构想。 实物档案包括学院、各系、部门以学院 北京政法职业学院建立于1982年，其前 名义、学院教师、学生等获得的奖项证书、 身是北1京市政法干校，历经北京市管理干部 奖杯、锦旗等，对此类档案的管理，我们按 学院，于2003年，与原北京市第三人民警察 实物的性质分别编号入库。 学校共同组建北京政法职业学院，实现了由 ● 5．其他档案资料： 成人高校向普通高校的转变。学院档案工作 关 其他档案中，我们认药比较重要的有 一直由学院办公室组织落实， 纳 学院编辑出版的学术刊物。《学报仓lJTrjq= 1987年，原名《法苑》，1998年12月，经国家 一、摸清底数。档案室藏利用现状 校数字档案室的建设 新闻出版署批准，北京市新闻出版局登记， (一)档案室藏情况 转为正式社科类期刊，现名《北京政法职业 1．文书档案： 学院学报》，已在法学学术领域得到同行的 自学院建立以来，文书档案一直按年度进行移交归 认可，成为深受广大法学领域读者、作者厚爱的学术刊 档，自1981年至今，共有文书档案309卷16853件。2007物。目前，学报电子版可以追溯到1994年，而档案室收藏 年进行了第一次向市档案馆移交，移交了1981年一1991的学报为其初期刊物，如进行数字化，可以保持其电子版 年文书档案永久长期39卷，扫描档案数据3000余幅。现本的连续性，促使其价值更有效地发挥。 在正在着手2014年第二次移交的筹备工作。经调查相关 (二)利用及服务现状 单位档案数字化工作情况，请数字化加工公司实地考察， 档案利用，是通过一定的方式和方法，直接或间接提 制定了学院纸质档案数字化加工方案，向财务部门提交 供档案或档案信息为各项事业服