普通高校声像档案管理的探讨.pdfVIP

维普资讯 弦 重弱蕾翟 2008年第7卷第5期 普通高校声像档案管理的探讨 口李 君 摘【 要】随着现代科技的发展，档案资料在载体、形式以及特征方面有了新的发展。本文通过阐述高校声像档案资料管理中 存在的问题，结合 自身的实践经验，提出了对于高校声像档案管理的若干建议。 【关键词】高校；声像管理；建议 作【者简介】李君(1964．7一)，女，湖南武冈人；湖南怀化学院馆员；研究方向：档案管理 近年来，随着现代科学技术的迅速发展，现代教学设备、 的相片，这都是展示系部在教学活动中留下来的珍贵声像档 科研设备以及办公设备已不断涌入高校。因此，在高校的教 案，但是没有很好地开发利用。 学、科研、管理等各项工作中，产生了大量的照片、录音、录像、 第四，声像档案在信息开发利用上 ，它的作用是纸质档案 光盘和软盘等现代化特殊材料制成的档案资料，它改变了人 无法替代的。如在领导决策、教学改革、科学研究、历史研究、 们对档案资料的载体、形式、特征等方面传统的认识，给档案 校庆等重大活动。特别是宣传教育，如展览馆、宣传窗(栏) 室的收集、整理、保管、鉴定、利用等方面带来了诸多的新问 等被广泛采用。有的甚至优于纸质档案，如在凭证的作用上， 题，增加了档案管理的难度，同时对普通高校档案管理人员的 它的真实性、说服力、证据力度，更是纸质档案无法比拟的。 业务素质提出了更高的要求。本文结合怀化学院声像档案资 第五，声像档案的收集归档既丰富了学校档案馆的馆藏 料管理的工作实践，对声像档案管理进行初步探讨。要搞好 内容，又增加了学校档案馆的档案载体，并且给档案的管理水 声像档案的管理，还需进一步加强学习，在实践中不断加以总 平提出了更高的要求，促进学校档案管理工作的改革和发展。 结，使声像档案的管理工作跟上时代的发展步伐。 只有认识了声像档案在档案中的地位和作用，才能对它 一 、提高对声像档案重要性的认识，促进对声像档案的管 的管理引起重视。在重点高等院校早已有了比较科学的系统 理 的管理方法 ，但在普通高校中，由于受财力、人力和物力等管 要搞好声像档案的管理工作，首先必须解决一个重要的 理水平的影响，声像档案还没有引起领导、档案管理者的重 问题，就是对声像档案重要性的认识。一是学校应制订一个 视，没有得到像纸质档案同样的待遇，还没有总结出切合实际 切合实际的规章制度和年度考核体系，强化规范管理 ，保证声 的系统的管理方法，存在着收集不齐全、管理不完善、不按要 像档案的完整性。二是要加大对档案法规的宣传，使学校教 求及时整理归类现象，致使学校声像档案残缺不全。 职员工充分认识到在教学科研和管理工作中产生的录音带、 二、加强声像档案收集工作，确保档案的完整 录像带、照片等是学校发展的历史见证，需要归档保存、个人 高校声像档案资料的收集工作主要包括两个方面的内 不能私自保存。让大家了解相关的知识，增强全校教职工的 容：一是高校在教学、科研、管理活动中所产生的反映校 内各 档案意识，提高声像档案的归档质量。l【 项活动的声像资料；二是从校外采购的各种声像资料。无论 第一，声像档案是随着科技时代的进步而进入我们的生 是校内的还是采购的声像资料，都应进行标准化、规范化的管 活 ，以其鲜明的时代性客观地、直接地记录了学校教学、科研、 理。这两个方面的内容要从教务处、宣传部、各系部中去收 管理等实践活动的全过程。它是学校档案的重要组成部分， 集。学校要建立一套完整的计算机声像档案管理系统，并定 与传统的纸质档案有着相得益彰的和密不可分的联系，如果 时督促各系部上交档案资料，按时整理、加工并刻录成光盘。 割舍了它，就无法保证档案的系统、完整与齐全。 学校各部门及院系要建立相应的声像档案管理制度及职责， 第二，声像档案以先进的现代化技术与方法，快捷而及时 使产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，做到 地记录，准确地反映学校不断发展的历史