浅议高校档案利用工作.pdfVIP

维普资讯 浅议高校档案利用工作 ■福州大学 徐渝榕 摘 要：本文论述了高校档案利用工作的作用及必须处 效果。在实际工作中，档案工作者在提供档案信息为本校的教 理好的关系，并对如何加强这方面的工作提 出了自己的看法。 学、科研、开发和管理服务时，应该根据不同的对象 、特点 ，摸 关键词：高校档案 利用 索出一些有规律性的东西。在服务方式上 ，可根据利用者的需 要，有针对性地开展服务 ，如一方面坚持 “查找借阅档案”的规 高校档案是高校在教学、科研 、管理和其它各项活动中直 章制度和保密条例；另一方面把档案的利用工作作为档案工 接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表和声像 作的一个窗口，开展特殊情况下电话利用 、电脑查阅等活动， 等不同载体的文件材料 ，大体包括 ：党群、行政、教学、科研、产 改变过去那种 “坐等上门，你来我找”的被动局面，做到主动提 品生产和科技开发、基建、仪器设备、出版 、外事、财会等十类 供服务。还可根据需要把利用者请上门来 ，或者把需要的档案 档案。开发高校档案信息资源，为高校建设和发展服务，是高 送上门去，千方百计为领导和有关人员提供方便，这样做不仅 校档案工作者的职责。 利用范围扩大了，查找速度加快了，而且利用效果十分明显。 一 、 高校档案利用工作在高校档案管理工作中的作用 在信息反馈工作中，高校档案工作人员平时应该主动了解校 首先，利用档案直接为高校各部门服务，集中体现了高校 内的重要工作动态，了解兄弟单位及国内外最新信息和研究 档案工作的方向和作用，高校档案利用工作做得如何，是衡量 动态 ，通过开展这些活动 ，确定主要的利用课题，划分利用范 档案业务工作开展得好不好的主要标志。其次，利用工作的开 围和重点，有针对性地编写了一些资料，不定期在内部网上发 展，对整个档案基础工作具有一定的检验和推动作用。具体表 布 ，给利用者创造较好的利用条件。 ， 现：第一，利用工作向档案工作其他环节提出新的要求。如要 2、必须破除封闭保守观念 ，树立档案开放意识。破除只为 开发教学档案、科技档案、历史档案等，需要加强对这些档案 领导和机关服务的观念，树立为全校各方面工作服务的意识； 的收集、整理和鉴定工作 ，这就促进了基础工作环节的开展和 破除坐等上门再提供利用的观念，树立主动宣传馆藏，充分利 提高。第二，通过档案提供利用 ，能比较客观地发现其他工作 用档案信息为学校的发展建设服务的意识。 环节的优缺点，从而制定一些有效可行的措施和办法 ，以逐步 3、围绕学校的中心工作做好服务。学校档案部门如能紧 达到完善档案工作，不断提高档案管理水平的目的。第三，做好 紧围绕学校的中心工作搞好档案的开发利用，不仅能充分发 档案提供利用工作是对档案工作最实际最有效的宣传 ，不仅能 挥档案的价值，而且能增强档案工作的生命力和号召力。如果 引起各方面对档案工作的重视，还会促进档案收集、鉴定等各 学校档案的开发利用脱离了学校的中心工作，其价值就会大 项业务活动的开展，从而促进高校档案工作的整体发展。 大逊色 ，也不会引起广大教职工、兼职档案员，特别是校领导 二、正确处理高校档案保密与利用的关系，做好档案提供 的关注和重视。比如，学校要搞校庆纪念活动，学校档案部门 利用工作 就应努力围绕校庆活动，积极发掘学校建校以来为校庆增色 保存档案的目的就是为了利用。在利用工作中，既要积极 添彩的档案资料，或举办校史展 ，或举办档案精品展，以扩大 提供档案信息为各项工作服务，又要坚持保密原