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工程建设应重视项目文档管理 作者： 王娟 《中国石化杂志》 2011-01-13 目前，在工程建设项目管理上，由于受传统管理模式的影响和思维习惯的局限， 普遍存在重现场指挥协调推进进度、忽视准确周密快捷的文件管理作用的现象。不重 视项目文档管理，会制约工程建设项目管理水平和效益的提升，甚至会遗留安全、质 量、技术、财务方面的风险。如何提高项目文档的管理水平和效率，是工程建设管理 中的一个重要课题。 文档管理是项目管理的关键工具 文档管理是项目管理的关键工具。在工程建设项目实施过程中，无论是会议、检 查、谈判，还是研究、设计、审批，或者施工和交易，这些项目管理行为最终必须通 过文件的形式确定下来，进行信息传递，得到确认和执行，从而实现对工程费用、质 量、安全和进度等节点在时间、空间、数量、质量方面的多向量控制。项目实施各方 的相互关系和合作内容也必须通过文件才能得到确定。因此，文件形成的质量、传递 的速度、执行的效率，在一定程度上决定了项目管理的质量和效率，文档管理是项目 管理的核心和驱动器。 提高项目管理文件形成的质量，提高文档传递、归档处理等文档管理的效率，是 项目管理的重要工作。如会议形成的决定、决议、协商内容要迅速准确地形成文件， 通过文档管理部门以最快的速度分派传达到有关单位，以使其得到贯彻执行。如果文 档传递信息出现梗阻，造成决而不行，会影响工作效率和进度。在这方面，应用网络 和计算机通讯技术，形成能够电子签名的电子文档，将会极大地提高管理效率。 项目文档跟踪、总结和沉淀了从项目启动、计划、执行、控制到收尾全过程的管 理信息。从内容上区分，项目文档可分为成果文档（即通常所说的竣工资料）和过程 文档两大类。过程文档主要记录项目管理进程中的各种信息，为项目管理人员进行工 作提供决策依据，保障项目目标的实现，因此是企业宝贵的资产。对过程文档进行归 纳和分析，项目管理者可以从中清晰看出该项目实施中的经验和教训，不断总结经验， 避免失误，提高项目运作水平。成果文档如项目前期的可行性研究报告、中期的基础 设计、后期的施工图设计及施工过程文件等阶段性成果，经过工程实施和实践检验， 作为思维和设计的成果，文件中与现场客观实践不符合的部分得到充分暴露和修正， 比如设计变更、预算调整、合同调整，对原文件进行了补充、改正和完善。这些文件 的管理能促进技术进步和管理提升。 文档是落实项目经营管理主体责任的重要依据。文件档案记录和沉淀了工程项目 全过程，是项目质量、安全、商务、费用等项目经营管理的根据，与工程建设效益和 工程责任息息相关。如有关HSE 管理的文件不仅是现场安全管理控制的有效工具，而 且是事故认定和事故处理追究责任的铁证。所以，保证项目文档的严密性、完整性和 有效性非常重要。 五措施提升项目文档管理水平 一是推进文档管理规范化。项目文档作为项目沟通交流的载体，要真正做到系统 化、全面化、清晰化，达到整个项目受控并有序进行。项目成立后，首要的工作就是 要对项目文档管理作出明确的规定，以保证项目文档准确、完整、有效，从而确保项 目顺利实施并满足合同要求。根据这些规定，搞好项目文档分类的管理。根据项目文 档的不同属性，对种类繁杂的项目文档进行科学、规范和统一的分类。在文档管理中 需要建立一套文档的模板，对一些格式进行规定，将一些基本的要素固化到文档模板 中，确保文档需要的内容能够在文档中体现。 二是做好文档的建册、验收与收存。设计成品文件的出版、分发及项目结束后整 个文档的归档等方面的要求，确保有效项目文档完整保存和归档，科学、合理存放， 以方便项目成员查阅。确保项目文档按时顺利出版，及时分发，保证文件流的畅通以 及分发流转记录的可追溯性。确保项目文档完整、长期妥善保存，以形成和积累企业 组织过程资产，方便查阅和再利用。 三是建立文档控制体系和工作流程，实现文档管理电子化。根据统一的分类代码 规则，制定项目文档分类代码，进行电子管理，运用项目文档信息系统对文档进行分 类和查询。 四是加强文档管理人员的管理。提高文档管理人员素质，增强项目管理人员的管 理意识，树立以项目为核心的系统思维和规范意识，确保项目文档管理人员尽职尽责， 及时有效完成每个文档的管理过程。对总包方、业主、施工分包方、监理公司、质检 站、各级政府等相互来往的大量繁杂的文档，能及时传递、处理，完成文档的内容和 形式上的闭合。 五是重视和开发项目文档价值，提高工程项目的效益。项目文档不