红沿河核电文档电子化管理浅析.pdfVIP

鲤竺疆瓣蕊獬翩酒圜 红沿河核电文档电子化管理浅析 王晓华，欧朝春，罗谨飞 (中科华核电技术研究院有限公司信息技术中心，广东深圳518124) 摘要：一个企业发展到一定的规模后，随着各项业务的全面开展，企业内部的电子文档数量将出现爆发式 增长，对这些文档如不进行集中管理，很容易造成文件丢失甚至泄密的情况出现，而对文档的集中管理除要 求公司设置专门的文档管理部门外，也需要一套功能强大的信息系统作为支撑。文章以红沿河核电文档管 理系统的建设与实施为基础，探索了企业文档电子化管理及利用的一种方式。 关键词：电子文档；文档管理；应用系统 动签字，其审批时间长，文档无法得到及时的处理 O引言 和利用，借阅流程也无法实现。 (4)造成纸张浪费，由于审批、借阅环节都需要 红沿河核电站各项工作正在如火如荼的开展， 将文件打印或复印出来，无形中造成了纸张的浪 日常工作过程中产生的各类程序与文件也随之与 日俱增，由于缺乏统一的信息系统支持，程序与文 费，同时，复印出来的纸质文件易造成信息泄漏。 件的管理较为混乱，查询与利用均不方便，在此背 文件夹授权，无法方便的查询出每个人的授权，容 景下，红沿河核电文档管理部门提出以文档信息 化、网络化为依托，结合国内外先进文档管理理念， 易造成授权混乱。 开发一套管理分明、职责明确、流程清晰、运转高效 2实现企业文档电子化管理的几种 的文档管理系统，为红沿河核电的工程建设以及日 后的电站运营提供高效的文档信息服务。 途径 在红沿河核电文档电子化管理实现之前，考虑 1传统文档管理存在的问题 了以下几种实现方式： 红沿河核电原来的电子文档资料采用文件夹 (1)采用市场上成熟的文档管理软件。此种方 进行管理，在文件服务器上开辟专门的空间胜于存 式最为直接，实施周期短，且可引进行业的先进管 放电子文档数据，这种管理方式比较混乱，存在以 理理念，但成熟软件一般是根据业界通用规则进行 下弊端： 开发，其可定义性较差，在确定采用成熟软件前需 (1)文档数量不断递增，异地共享越来越困难。 详细调研相应软件的功能是否符合本企业的功能 随着公司规模的不断扩大，文档数量不断增加，在 需要。 有限的网络资源下，不同部门之间文档共享和传递 (2)采用微软Sh玳Point平台，集成到公司内网 的速度越来越慢，查询与利用越来越不方便。文档 管理平台。微软Sh眦Point平台有着很强大的文档 SharePoint SeⅣice8 分散在各位员工手中，当需要获取文档时需和文档 管理功能，在Windows 3．0中。文 所有者联系，效率低下，严重时可能耽误工作。 档库可以包含多个类型的文档。可以将一个或多 (2)准确性差，在文档编写过程中，经常会形成 个内容类型与文档库关联，当将多个内容类型与一 多个版本，手工的版本管理经常导致混乱出现，特 个库关联时，文档库的“新建”命令可让用户创建与 别是对程序类文