档案信息自动化系统的建设与管理.pdfVIP

、I 訇 出 档案信息 自动化系统的建设与管理 Constructionandm anagem entoffile informationautomatedsystem 王晓蓓 WANG Xiao—bei (滨帅I职业学院，滨州256603) 摘 要：随着社会信息化进程的飞速发展和信息技术的推广应用 ，信息资源在人们的工作、学习和经济 活动中不可或缺，与此同时档案信息自动化建设也变得日益重要，这是顺应社会潮流、适应信 息化时代发展的新举措。档案管理者要积极应对，逐步掌握先进的信息管理理论与操作技术。 而加快档案信息自动化系统的建设与管理，实现档案工作各个环节的计算机化、网络化，是提 高档案系统整体功能的技术基础和重要手段。 关键词：档案信息；自动化系统的建设与管理；计算机；网络；数据库 中图分类号：TP392 文献标识码：A 文章编号：1009—0134(2011)3(下)一0045 03 Doi：10．3969／．j．issn．1009-0134．2011．3(下)．17 0 引言 库及应用软件开发工具的发展。档案管理应用计 随着计算机技术 、信息技术和网络技术发展 算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借 水平 的不断提高，带动 了信息的广泛交流 ，许多 阅等业务职能。计算机档案管理系统一般具有输 单位对办公 自动化的需求 由单一型、简单化 向全 入、输 出、修改、插入、打 印、统计 、检索、查 方位、信息交换型、共享型过渡。这需要建设档 询、删 除等功能，同时具有判别、诊断、筛选功 案信息 自动化系统 ，将大量分散 、孤立、杂乱的 能。运用计算机进行档案的现代化管理具有 占用 信息归纳成有机 、有序 、便于访问的信息，从而 空间小、储存信 息量大 、应用能力强、传输速度 大幅度提高档案信息自动化的管理水平 。 快等特点，能及时、大量地提供档案信息，这是 档案信息 自动化系统是一项需要运用多种学 档案管理史上大的飞跃。 科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的 在信息技术发展 日新月异的环境下，选择好 复杂系统工程 ，其建设要经过一个循序渐进、逐步 建设档案信息 自动化系统的应用技术是很关键 的， 完善与发展的过程。为此，对这一过程各个环节进 要做到经济效益的合理性和技术的先进性相统一。 行细致的分析 、研究，并深入探讨对系统的协调组 一 些部 门对先进技术的潜在需求很大，但现实的 织 、加强管理和科学决策是十分必要的，只有这样 需求又往往不相匹配，宏观监测需要的信息量和 才能规划和搭建好档案信息管理的自动化平台。 使用频率 同微观经济需求有很大差别，出现买了 建设档案信息 自动化系统要不断的开发、应 设备不能充分利用，建立 了网络而传输量很少的 用先进技术 ，充分把握系统 的综合性与统一性 ， 状况。所 以，一定要实事求是地分析现状 ，再进 这需要我们做到以下六点。 行每一项具体的决策。 1 选择好档案信息 自动化系统建设 2 有重点、有针对性地建设数据库 的应用技术 档案信息 自动化系统从总体上看处于由文件 知识经济是现代化科学技术智能化、信息化 处理 向信息管理 的过渡阶段 ，完成这一步骤 的关 的结果