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江 汉 石 油 职 工 大 学 学 报 2010年 05月 JournalofJianghanPetroleumUniversityofStaffandWorkers 第23卷 第 3期 归档文件整理规则实施后的思考 李 英 (中国石化江汉油田分公司档案馆，湖北 潜江 433124) [摘 要] 《归档文件整理规则》实施后，文书档案管理方式发生了变化，对档案的整理在一定程度上产生了影响，应 该在实施过程 中总结经验，在探索新方法的过程 中加以完善。 [关键词] 归案文件；整理规则；办公 自动化 [中图分类号] C939 [文献标识码] B [文章编号] 10O9—3o1X(201O)03一O094一O3 办公 自动化使需要归档的文件产生了两大门类 ：电 3、《归档文件整理规则》利于档案的整理、保护和利用 子文件和纸质文件。鉴于企业办公 自动化发展的现状， 由于整理方法简化了，档案员有了更多的精力来从 这两大门类的文件将在相当长的时间内并存。因此，已 事档案的利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利 办理完毕的，供 日后工作查找利用的纸质文件的整理归 用的关系。在传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文 档工作仍是必不可少的。2003年江汉油田正式实施 《归 件构成，组合成一卷，实行按件管理后，档案利用者需要 档文件整理规则》。经过对 《归档文件整理规则》的学习、 哪份调哪份，既方便又安全保密。 宣传及对档案工作人员的岗位培训，油田各单位根据 自 4、《归档文件整理规则》实施后，利于档案馆 (室)开 身发展逐步开始实施。对于这种管理方式，笔者就 《归档 展鉴定工作和优化馆 (室)藏档案 文件整理规则》实施后，对以件为保管单位组织馆 (室)藏 由传统立卷方法组卷，内容杂、卷厚，使档案馆 (室) 与前期以卷为保管单位组织馆(室)藏谈谈粗浅的认识。 不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案馆(室)藏档案 价值降低、利用效果差的局面。根据 《归档文件整理规 一 、 《归档文件整理规则》实施后在管理上的优势 则》，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整 1、提高了工作效率 理，不再担心重新拟写案卷标题、重新编页号和案卷号等 传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划 一 系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。 分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考 由于在确定归档范围和保管期限时，尽量照顾各单位 自 表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷 目录，程序 身形成原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接 多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃 收档案最大限度地避免了重复件。 力。《归档文件整理规则》以 “件”为单位整理，使档案工 二、两种管理方式带来的思考 作人员从繁重的手工劳动中解脱出来。尤其是采用计算 机管理档案后 ，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编 1、以件为保管单位组织馆(室)藏消除了传统的档案 制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和 观念 案卷 目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。 传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗 2、《归档文件整理规则》易学、易懂、易教，利于档案 的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由 工作人员掌握 卷内若干文件、卷内文件 目录和备考表组成．以卷(或盒、 由于基层的档案员调动频繁，专业技