电子文件（档案）管理系统建设的需求分析.pdfVIP

。 I本拦蠹任簟瓣 童囊寨 文 ／黄玉明 电谢 案)管理系统建设 的需求分析 电子文件从形成、归档到长期保存和 和国档案法 (1979年公布)规定 “任何 自 需求分析是系统开发的起点，满足需求 利用无不依赖于计算机系统，离开了计 然人或法人，任何国家机关或组织，任何 是项 目建设的归宿。美国国家档案局馆 算机软硬件，电子文件就会游离于人的掌 私人机构或部门，在 自身活动中产生或收 (theNationalArchivesandRecords 控之外。没有人怀疑电子文件／档案管理 到的文件整体，不管其形成 日期、形式和 Administration，NARA)在2005年宣 系统建设的必要性和重要性，市场也云 制成材料，都是档案。”0我国认为，文档 布洛克希德 ·马丁 (Lockheed Martin) 集着供应商和软件现货，但与国外同业相 (对应英语国家Document，习惯上称作 公司中标ERA(theElectronicRecords 比，我国各级各类电子文件 ／档案管理机 文件)形成并存在于电子办公环境之中， Archives，电子文件档案馆)项目时， 构 (买方)对需求的分析、开发商们 (卖 发挥现行作用；文档向单位档案部门归 特别强调的一个重要理由是：该公司对 方)对需求的理解，以及产品的成熟度等 档后到移交进馆这两个时期均叫作档案 NARA电子文件管理职责的深刻理解。 都相差甚远，因此，科学地规划和设计先 (对应英语国家的Record+Archive)，它 他山之石，可以攻玉，我们在建设电子文 进适用的电子文件 ／档案管理系统，无论 包括文件的半现行作用和非现行作用两 件 (档案)管理系统时，不仅要寻觅和信 对于软件企业还是对于电子文件 ／档案管 个阶段。 赖开发商的领先技术，更要进行认真的 理机构来说，都是有待进一步认真研究 需要指出的是，尽管政治文化背景 需求分析，并考察开发商对需求的认知 的课题。 不同，名词不同，各个国家都是按照文 程度。“深处种菱浅种稻，不深不浅种荷 件 (档案)生命周期三阶段，分别 由不 花”，我国的文件 (档案)管理管理机构和 文件 (档案)生命周期 同机构和不同的系统 ，依据不同要求来 开发商们，过去缺乏且现在亟需的是：找 实施管理的。 准系统设计开发的路段，并对号入座。 文件和档案是生命的连续体，但是， 5 不同国家有不同的政治文化背景和观念， ； 三种不同的管理系统 单位电子文档管理系统 对文件和档案这一事物的认识也有所不 同。英语国家认为文件 (档案)生命周期 交通警察，各管一段 。经典理论认 单位电子文档管理系统 (EDMS)管 可以在总体上划分为三个阶段，即文档 为：在文件 (档案)生命周期三阶段中，应 理的对象是由办公自动化和计算机辅助 (Document)阶段、文件 (Record)阶 ： 该分别由EDMS(ElectronicDocument 设计等电子办公环境形成的电子公文、计 段、档案 (Archive)阶段①。文档形成并 ManagementSystem，电子文档管理 算机图形等现行文档 。EDMS管理的文 存在于电子办公环境 (如OA)之中，发挥 系统)，ERMS(ElectronicRecords 档和元数据通常不断更新，因此是当前 现行作用；文件捕获并存在于单位文件管 ManagementSystem，电子文件管理 的、动态的、可逆操作的。在系统中，如果 理机构之中，发挥半现行作用；文件移交 系统)，AIs(ArchivesInformation 有新的