机关档案信息化建设应注意的几个问题.pdfVIP

· 78 · 管理科学 机关档案信息化建设应注意的几个问题 修 敏 (黑龙江省绥滨县 290农场 ，黑龙江 绥滨 156200) 摘 要：传统的机关档案都是以纸张的形式存在的，然而由于纸张的耐久性原因，所 以纸质档案越来越被简洁方便 系统的电子档案 所取代，所以现在对于机关档案信息化建设的问题就越来越引起人们的注意。 关键词 ：机关；档案 ；信息化 机关档案信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平， 机关档案制度体系，确保机关档案管理工作所涉及的各方面都有法 重新思考档案管理的新情况 、新原则与新理论 ，确立网络环境中档 可依。加强档案制度的编写工作，提高企业档案制度的可操作性，是 案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化 推进机关业档案信息化建设的有力保障。随着社会的发展和人类的 服务。档案信息化建设是一项系统工程，涉及到档案工作的方方面 进步，电子文件的管理越来也负责、信息的存储也越来也繁重，所以 面，能否与各项档案的全面管理T作相融合 ，关系到档案信息化建 这些都需要制度建设走在前面，才能系统的搞好建设工作。 设的成败，尤其是在当前信息化 日趋盛行的时代 ，机关档案的信息 4建设 中的保密问题 化建设更是必不可少的，所 以在这方便的建设上一定要注诸多的问 机关档案工作是整个档案工作的基础，而做好机关档案的保密 题，才能保证机关档案信息化建设健康有序的开展，并且能够初有 工作更是工作的重中之重。特别是在办公 自动化迅速发展和普及的 成效的完成建设 。 今天，如何做好机关档案信息化的保密工作的确是一个重要课题。 1对机关档案信息化建设的认识问题 机关档案包含着各种执行代议机关制定的法律和决定，管理国 什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?我相信很多人对 家内政、外交 、军事等方面的行政事务文件等，所以它显然有很大的 此并不是很了解，大家对于机关档案的理解一般都是停留在以前的 重要性，所以保密工作一定要做好。然而，怎样才能做好信息化机关 基础上，所以大多数人对档案的信息化究竟是什么并不是很清楚， 档案的保密工作呢，尤其是在机关档案信息化建设的过程中，工作 心中并没有一个准确的定义。但是这早已经是一个信息化的时代， 人员应该怎样做好这个问题，才能确保机关档案的绝对安全?这的 所以人们对于机关档案信息化的认识是很关键的。 确值得探讨。 我认为机关档案信息化就是是指运用信息技术提高机关档案 与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有 工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确 其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要 立网络环境中机关档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实 求。虽然电子信息档案保存管理相对方便，但是在保密工作上却比 现档案信息的社会化服务。所以只有认识了，才能更好的理解，进而 传统档案要困难的多，由于电子信息技术 自身特点，涉密类档案一 才能在理解的基础上更快更好的完成机关档案信息化的建设。 旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和 2档案信息化应遵循的原则问题 经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点 当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已 决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。所 以在 经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。机关档案信 保密工作上一定要做到以下几点：对于机关档案信息化建设过程 巾 息化建设是机关档案工作在网络时代的必由之路，是深化机关档案 的参与人员，一定要 自觉遵守党和国家的保密规定，杜绝发生失泄 社会化服务的必然要求。然而机关档案的信息化建设是一个巨大的 密事故。建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保 “工程”，所以我们不能肓 目的去做，而是要有条理的，有依据，有参 涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、 考的去做。所 以原则在这个时候就 得尤为重要。