浅谈电子档案管理理论方法.pdfVIP

· 112· 管理科学 浅谈 电子档案管理理论方法 修 敏 (黑龙江省绥滨县 290农场 ，黑龙江 绥滨 156200) 摘 要：信息时代的到来，电子档案也得到了长足的发展，越来越被各大企业、机关所重视，其操作的便捷性、传递的快速性等特点都 使得电子档案管理工作成为了如今档案管理的当务之急。通过一些走访调查，结合传统纸质档案的管理方法，从理论上加以研究，在此简 单谈一下电子档案管理的理论方法，以更好的促使电子档案的保存、管理及应用。 关键词：电子档案管理；理论；方法 我国档案工作有着悠久的历史 ，随着时代的发展 ，电子档案这 责任感和事业心，还要有默默奉献的精神，甘当无名英雄。在服务的 个新事物应运而生 ，各大企业机关都开始注重 电子档案的管理工 上，做到主动，热情 、耐心、周到 、及时；在服务语气上，做到文雅和 作，但由于其新生事物的特点，很难找到一个标准化的模板来制订 气，谦逊礼貌；在服务方式上，变坐等上门的被动服务为送上门的主 电子档案管理办法，如何更好的对本单位的电子档案做好管理，已 动服务，变单一服务方式为多形式服务方式，使利用者满意，这是档 成为摆在眼前的一个切切实实的问题。因为一直以来都是纸质档案 案人员职业道德素养的基本要求。 的天下，纸质档案的传承同今天的电子档案是有很大的区别的，但 2新时期下电子档案管理工作要做到理论 的与时俱进 我们同样可以从传统的档案管理工作中吸取经验，将一些好的做法 根据我国有关档案管理的具体标准并结合本单位的实际情况， 加以改变应用于电子档案的管理工作。 从电子档案的特点出发，研究其形成 、整理 、鉴定、归档、利用、保护 1电子档案管理对传统档案管理的传承 等，为确保电子文档具有较强的可操作性 ，使电子档案的管理工作 电子档案的出现，使得机关企事业单位的工作实施起来更加方 有章可循 ，在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法： 便快捷，更具效率性，与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管 2．1明确档案室的责任及电子档案范围，即收集备份本单位产 理在档案管理工作中的优势非常明 。经过认真、细致的分析，得出 生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著 如下结论 ：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形 录，及时将 目录及文件划分保管期限，统一编号 ，进行整理、拷贝，并 势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以 刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编 目上网 不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不 以及电子档案的长久保管工作。对一些诸如 日常工作重要性文件、 但可以实现档案管理工作的自身价值 ，而且可以为经济发展和社会 上级下发文件、下级呈送报告 、统计部门函件等一一归档，建立相应 进步做出应有的贡献。 的电子档案。 1．1做好档案的信息化工作 ，计算机技术、网络技术、信息技术 2．2了解熟知电子文件的存储方式、存储载体空间。电子文件的 已逐步被应用于社会各个领域，并显示出极大的优势 ，使得各行业 存储 、携带离不开存储载体 ，电子文件的存储载体有多种，如磁盘 、 的现代化管理水平得到不断提高。以传统模式为主的档案工作，同 优盘、光盘等，但光盘与优盘、磁盘相比，其优点是：记录的密度高、 样也面临这一问题。一方面，由于现代社会信息的几何递增，各种载 存储容量大 ，数据传输率高，存取速度快，易保存 ，而且有保护层，信 体形式的档案资料迅猛增长，传统手工方式对档案信息的查找效率 息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。由于光盘 低下，档案管理计算机化需求越来越迫切。 有这些优点，应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软 1．2思想转变是做好档案管理工作的关键。思想观念创新企业 磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 领导要高度重视、支持和加强科技档案信息化建设 ，将其纳入企业 2．3严把电子文件的鉴定关及安全