规范设备档案建档工作 提高高校设备管理水平.pdfVIP

哈尔滨工程大学 王安平 设备档案是指作为学校固定资产的仪器、设备， 规范化、科学化地开展设备档案的建档工作，是 在其购置、调试、验收、运行、管理、维修、改造、报废 为了日后方便、快捷地使用设备档案 。规范组卷、科 等全部活动过程中，直接形成的具有保存利用价值 学编号，使资产、设备管理人员无论是手工查找还是 的文字、图表、声像载体材料，以及随机资料。 计算机检索，都能快捷、有效地利用所需设备的档案 设备 日常管理和设备档案管理在高校的设备管 材料。工作人员可 以随时通过查看设备档案，掌握 理工作中占有同等重要的地位。做好设备档案的建 设备的自然状况与使用状况，加强对设备的监管，提 档工作，实行规范化管理，是设备管理工作的重要环 高仪器设备的使用率和完好率。尤其在是保证特种 节，能有效提高资产管理工作水平 ，优化资源配置 ， 设备年检连续性、有效性等方面设备档案发挥了重 有助于更好地为高校的教学、科研服务。n 要作用。 一 、 规范设备档案建档工作的必要性 (三)规范设备档案建档工作是设备管理部门乃 (一)设备档案的完整、准确、系统是学校设备管 至整个学校管理水平的体现 理规范化的必然要求 设备档案管理工作是体现设备管理水平的一个 近年来，随着国防科技工业固定资产投资的不 重要方面，是学校资产验收、项 目验收工作的指标之 一 断增加，项 目档案工作被提到一个重要的地位。针 。 设备档案是进行技术管理和经济管理不可缺少 对固定资产投资项 目存在项 目管理重前期轻后期和 的权威性文件，同时，也是设备使用率和设备绩效考 项 目档案管理轻前期重后期等现象，原国防科工委、 核的重要依据。规范设备档案的建档工作，对评价 国家档案局制定并印发了 《国防科技工业固定资产 设备仪器的作用、效益和考核技术人员的业务水平、 投资项 目档案验收办法》及 《国防科技工业固定资产 管理水平有着极其重要的作用。设备档案建档工作 投资项 目档案管理规定》，规定如果设备仪器档案不 规范化程度的高低，体现着设备管理部门管理水平 完整，档案专项验收不通过，不予进行项 目的竣工验 的高低，也是学校管理水平的体现。 收，即将通过档案验收作为国拨建设项 目进行竣工 (四)规范设备档案建档工作能促进高校廉政建 验收的必备条件。面对严峻的验收任务，为提升资 设 产管理工作水平，我校采取一系列措施，严格规范设 规范设备档案建档工作，能有效保证设备仪器 备档案的建档工作，取得了显著的效果。 招投标档案的齐全完整。招投标档案是学校招投标 以固定资产投资项 目档案为例，2007至201i年 管理工作的全程记载，不仅有合同，而且有评委、商 五年间，我校顺利通过了18个项 目的专项档案验收 家、用户的签名、统计评分以及招投标所需的各类申 与竣工验收。我们对这些建设项 目中采购的2282 请、批复、标书等大量原始记录材料。其 日后的原始 台套设备仪器均进行了建档，共形成714卷 (盒)、 凭证作用能够发挥招投标档案在招投标管理工作中 4328件档案资料，保证了设备档案的完整、准确、系 及学校经济工作中反腐倡廉的重要作用。∞ 统，在验收中获得了专家的好评。这些档案在 日后 二、设备档案建档工作的规范性要求 的设备使用维护、工作查考及迎接各项专项检查工 f一)制定切实可行的归档范围 作中都发挥着决定性的作用。 高校应遵循国家的标准规范，结合本校的实际 (二)有效利用设备档案，保证设备处于良好的运 情况，制定本校设备仪器的归档范围。资产管理部 行状态 门应该积极向学校档案馆建言，反映实际工作中应 38 万方数据 该产生哪些材料，哪些材料在今后查考用处较大，保 档案