利用信息技术对高校上级来文的管理创新.pdfVIP

2013年第08期 科技翟向导 ◇高教论述◇ 利用信息技术对高校上级来文的管理创新 崔 川 (山东万杰医学院 山东 淄博 255213) 上级来文的管理从大的方面来说属于信息资源管理的的范畴 信 (1)收文时间：首先让领导了解到这个文件处理签的收文时间。右 息资源管~ ([nformationResourceManagement．简称 IRM)。狭义的信 上方为内部编号．内部编号的定义为这个文件在单位内部收文的编 息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程 还有一种比 号．按照年度从 1开始．逐份文件依次往后排列。编号的好处是可以通 较经典的解释方法就是资源最大利用化 ．信息传递速度最快化 ．系统 过号码直接找到文件．而不是通过文件标题或者文号逐个查找．查找 化。简而言之就是利用电脑信息技术对上级来文管理进行管理 ，数字 起来较为方便。这样就避免了手工卓份查找，便于查阅利用。 化，系统化。 (2)文件名称：这样设计的好处是．一 目了然 ，文件属于阅办文件 高校文件管理数字化建设不只是一个技术问题．它还是融树立新 还是阅知文件能马上就有所了解 观念、转变新技能、采用新技术、实现新任务、为一体的一项系统工程。 (3)来文机关、文号、以及页数这些参数在文件名称下方，这样可 用一种最简单．也是最常用的方法进行管理 电子收文登记平台的构建 以较快的了解到文件的具体信息及相关参数 与完善．仍有许多环节和问题值得探讨唯有如此．才能更好的为高校机 (4)办文意见栏主要有办公室主任或者文秘机要室领导安排给哪 要文件管理工作、实现科学化、信息化、规范化提供理论和技术支持。 位领导批示。 传统的检索方式 ：机要管理人员从一本一本的 目录中，找出所需 (5)领导批示栏是有高校院长直接签署办文意见处理结果栏主要 的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。机要档案 由具体办理文件的分管领导签署办理方案及程序 管理信息化后．机要档案的检索与查询只需要通过电脑就可以实现即 (6)处理结果一栏由分管办理文件的领导签署文件办理结果。在 时的查询．无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁 处理结果一栏下方加入一小栏．名称为办理时间与办结时间．分别是 提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查 处理人收到文件的时间和处理完毕的时间．这样可有有效的督办和催 询中选取最佳的查询方式．在文件库中检索出需要的文件信息 办文件的处理过程 数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还 这里还有办理时间及办结时间．办理时间是办理人收到文件的时 是从档案管理录入 ．只需录入一次．即可在档案管理内部进行数据共 间．办结时间是办理人处理完毕文件交给机要室的时间 这样的好处 享．提高了工作效率 是可以督促文件尽快办理．以及清晰了解办理文件所用的时间 自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表 ．这项 (7)阅后签字就不必过多描述 了 工作由计算机处理．可以极大的提高管理人员的效率 (8)这个文件处理签最关键的是正下方的这个注。 信息化的上级来文管理比起传统的手写上级来文管理，可以更有 1)文件处理原则上不超过 7天．处理完毕后请尽快送到机要室室 效的的管理，提高工作效率、减少工作时间、减少不必要的重复记录， 存档。作用：督促办理人员尽快处理文件。勿将文件积压．防止丢失文 更加方便快捷的查找文件．且文件不易丢失．易于保存 件。 利用信息技术对上级来文进行管理创新已经不是新鲜的事隋．不少 2)若有上报的材料请附到文件后面一份，尽快送到机要室存档。 论文以及期刊报纸文章都有记载．但是没有具体的实施方案和具体内 作用：将上报的