以项目为单位建立电子档案系统与档案备份的方法.pdfVIP

第4卷　第33期 技 术 探 讨 2014年11月 CONSTRUCTION 以项目为单位建立电子档案系统与档案备份的方法 施龙静 中建二局第一建筑工程有限公司　518003 摘　要： 电子文件档案系统不同于纸质档案，其优势在于保存占地面积不大；并可通过现代办公设备进行处理、共享、传递并利用；在整理 方面也可通过计算机进行高效而快速的分类管理；节约成本、美化环境、减少资源浪费。 关键词：电子档案；方法；备份 中图分类号：K206 文献标识码：A 一、电子文件定义 件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字 电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁 型电子文件以 XML、RTF、TXT 为通用格式，数码照片均采用的是 JPEG 盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上 格式保存，对于音频电子文件应以 WAV、MP3 为通用格式保存。 通过共享传送的文件。工程项目中应具备文本文件档案和声像档案。 项目资料员应对公司公文类、业务来往类文件进行登记、扫描。工程 二、以项目为单位建立电子档案系统的必要性 中所产生的全部检测报告进行拓蓝份原件扫描；对已成文的工程施工管理 本人从事建设工程档案管理工作已有十三年了，在这十三年的工作 文件及工程技术资料进行原件扫描。本项目对检测报告类资料进行的是 中，工程档案从原来的由单面复写纸手写出需要的份数，到用电脑制表将 JPEG 格式扫描，对业务来往类文件、已成文的工程施工管理文件及工程 数据填入表中打印的过程，但一直到目前，这些都是纸质的档案，这些 技术资料进行的 PDF 格式扫描（通用格式为 TIFF 格式，因考虑公司来函 纸质的工程档案在移交档案馆的过程中就已经走过了无比沧桑的艰难的路 格式以及文件的张数我项目采用的是 PDF 格式，如有必要可以转换成通用 程。 格式）。 2010 年到深圳市福田区的汉国城市商业中心工程项目任资料员，这 4、电子文件的收集管理 个项目有较高的质量要求目标：确保深圳市优质工程、广东省优质工程、 项目资料员应对工程中形成的电子档案分别建立文件夹，以做到标示 争创国家建设工程最高奖“鲁班奖”。该工程占地面积 7844.9m2 ，由一栋 明确，分类合理，查找方便，对所有电子文件登记，并做电子文件目录。 75 层塔楼，一个 6 层的商业裙房和 5 层地下室组成，为框筒钢结构 - 混凝 对于产生的纸质档案进行扫描录入，以确保电子档案与纸质档案同步。项 土组合结构工程，工程从土方开挖至最后竣工验收需经历 6 年时间。在这 目资料员应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及保管、利用 6 年的时间里，我们的工程档案保存需有至关重要的要求，而随着时间推 等实行全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安 移，纸质档案经常会有字迹不清楚，印章污染、纸张发黄等问题。因此纸 全。 质档案与电子档案共存是目前不可缺少的发展趋势。随着电子信息技术的 四、电子档案数据备份 飞速发展和办公自动化的逐步完善，电脑已被越来越广泛地应用于办公室 1、电子档案备份的必要性及介质 的日常工作。 随着建筑业的发展，工程项目已不局限于在本市或本省内，外地工程 从工作经验出发，以项目为单位建立电子档案系统的必要性有如下几 越来越多，资源共享已是很普遍的现象。所以在电子档案的建设和管理 点： 中，数据的安全性是极为重要的。自然灾害，人为因素、硬件故障、软件