会议组织与服务 作者 韦志国 第四章 常见会议的组织与服务.pptVIP

三、谈判结束后的整理工作 1.安排合影 如需合影，主方应事先选好背景，安排好合影图，人数较多时应分排，准备好合影架。合影图一般由主人居中，遵循“以右为上”的原则，按礼宾次序，主客双方逐个排列，在每排的两端均应安排主方人员。 2.送别客人 3.整理文件并归档 谈判结束后一般要形成一个谈判纪要，作为备忘录，并由双方谈判代表签名盖章。所有文件整理完毕后，应将其立卷并办理归档手续。 实训练习 一、根据本节“案例导入”中提供的信息，假如你是秘书小刘，应该如何安排谈判专用的会议室？ 二、A公司是一家日化品销售公司为进一批新品需要和B公司进行谈判，李玉是A公司的办公室秘书，负责组织和安排此次谈判。两家公司分别派出了3名谈判人员。请根据该介绍完成以下各题： 1.分角色扮演两公司参加谈判的代表，演练整个谈判的安排过程，要求设计必要的台词和动作； 2.拟定谈判方案； 3.模拟谈判合影； 4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。 ? 案例导入 某物业公司所管理的几个小区距离比较远，为了提高办公效率，公司投资架设了一套办公自动化综合系统，将视频会议功能也整合到了其中。系统投入使用后，各部门和各小区物业管理中心负责人无需再到公司集中召开会议了，只要在本部门利用电脑就可以开会了，为工作提供了极大的便利。 可是，某社区的视频会议系统经常出现故障，主要表现是：视频图像不流畅，经常出现“卡死”的现象，声音断断续续，其他参会人员演示文档的时候声音和画面不同步。经过电话了解，其他社区的视频会议系统没有这些现象，使用都比较正常。 案例导入 后来经过技术人员的检查，找到了故障的原因。原来，该小区物业管理中心的另一个房间里经常有人下载电影，占用了比较多的网络带宽资源，使得视频会议系统不能顺畅地和服务器进行联通，这才导致了上述种种故障。找到原因后，领导专门规定，在工作时间禁止上网下载电影，禁止观看在线视频播放，这样为视频会议的顺利召开留出了充足的带宽。 想一想 1.通过这个案例可以说明，网络视频会议系统容易受到哪些因素的干扰？ 2.如果要网络视频会议系统的正常使用的话，应注意哪些方面？ 视频会议 视频会议与视频会议系统 网络视频会议系统构成 视频会议场所的布置 网络视频会议系统的安装 网络视频会议系统的使用 一、视频会议与视频会议系统 视频会议是利用多媒体设备和信息通信网络来完成会议目的的新型会议形式，两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体采集播放设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。 能够实现视频会议的成套硬件和软件体系称为视频会议系统，网络视频会议系统基于网络即时通讯技术，能够支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。 二、网络视频会议系统构成 1.基础构成及拓扑结构 网络视频会议系统主要由音响、计算机、音频输入设备、会议大屏幕显示设备、网络摄像终端、平台软件及中心视频会议管理系统等构成。 2.终端构成 （1）会议室终端 （2）个人桌面终端 （3）移动终端 三、视频会议场所的布置 1.会场布置 摄像背景要简洁，可在室内摆放花卉盆景等物品有助于突出视频会议和谐融洽的氛围。 2.光照布置 视频会议场所应尽量采用人工光源，光照应均匀，可以为灯光安装漫射透镜，使光照充分漫射。 3.设备布置 在视频会议室中，会议桌布置采用排式较好。监视器放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约1米左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度。摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同。 四、网络视频会议系统的安装 1.安装调试个人桌面终端多媒体设备 （1）安装调试耳机、麦克风。 （2）安装调试摄像头。 2.安装视频会议系统客户端 五、网络视频会议系统的使用 1.发起会议 2.参加会议 3.视频会议界面的基本构成 4.使用电子白板和放映演讲稿 5.传输文件 6.录制会议 7.播放会议录像 8.结束或退出会议 实训练习 学习目标 ◆掌握内部小型会议的组织与服务要点 ◆了解新闻媒体的类型，掌握新闻发布会的组织原则与方法 ◆掌握商务谈判会议的组织与服务要点 ◆掌握视频会议的组织与服务要点 在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 案例导入 某社区物业管理中心召开了一次业主座谈会，邀请了20多位业务代表参加，到会的还有物业中心各部门的负责人，主持人是物业管理中心的主任。座谈会的主题是请业主代表对物业服务提出意见或建议。 会议刚刚开始，气氛比较融洽。但是随着意见越提越多，会议室的空气逐渐紧张起来。许多业主代表将意见集中到了