会议组织与服务 作者 韦志国_ 第一章 会前组织工作.pptVIP

三、会议物品的种类 会议必备用品和设施设备 会议特殊用品和设备 视听器材 通讯设备 文具、文件类会议用品 四、会议物品的准备 会议物品准备的基本要求 （1）准备充分。 （2）合理使用会议经费。 （3）昂贵用品租赁使用。 （4）列出物品清单。 会议物品的获取方式 （1）调用现有物品。 （2）购买。 （3）租赁。 （4）自制。 五、会议证件的种类 重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。（如左图） 会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。 六、会议证件的准备 证件和卡片内容齐全 粘贴照片：重要的大型会议应在证件上粘贴佩戴者本人的照片，并加盖印章。 区分颜色 体现文化理念：根据公司不同的文化理念设计证件和卡片。 尺寸大方 正确摆放 实训练习 一、假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。 二、某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。 2011年3月，媒体报道，某著名肉类品牌的产品采用含有“瘦肉精”的猪肉来作为原料。这一报道引发了全国范围的关注，同时也使企业蒙受了巨大的舆论压力和经济损失。该企业召开万人职工大会，参加会议的有企业管理层、职工、经销商和新闻媒体。会上，企业负责人郑重向全国消费者道歉。 但是，到场的媒体记者却发现一个细微的问题。会场主席台后面的背景板上，公司英文名称出现了问题，将“SHUANG”错误地拼写成了“SHAUNG”。当这一错误的照片在网络上发布的时候，有网友评论说：“一个连会场布置都出问题的企业，难道还值得信任吗？”也有网友说：“一个拼写错误只是微不足道的小问题，不足以对这个企业的产品质量产生什么消极影响。媒体将这个问题曝光，是小题大做。” 案例引导 ※想一想： 1.在这种会议上，是否有必要注明企业的英文名称？为什么？ 2.你认为该企业会场中出现的这个问题，是不是一个无关键要的错误？为什么？ 3.应如何预防这类错误的发生？ 会场准备工作 会场的类型 会场的预定 会场内部环境布置 会场外部环境布置 会场设备的安装与调试 一、会场的类型 类型 容纳人数 特点 适合会议类型 来源 会议室 10～50人 一次投资，多次使用，平均成本较低 空间封闭，避免打扰，保密性强 调用灵活便捷 各种内部小型会议，如例会、部门会议、座谈会、交流会、谈判会议等 单位内部自备 礼堂 百人以上 座位固定，容纳人数固定 功能分区明显，有主席台 设备比较完善 单次费用较高 各种中大型会议，例如表彰大会、庆典大会、全体大会、代表大会、报告会等 单位内部自备或租用 大厅 人数不固定 空间可以根据会议需要灵活划分 会议时间之外可以有其他用途 容纳人数灵活，人员进出会场比较自由 大型会议的分会场；展览展示会；临时会议 单位内部自备或租用 露天场地 人数不固定 空间可以根据需要扩充 容纳人数灵活，人员进出会场比较自由 易受各种因素干扰 群众集会、庆典仪式 租用 二、会场的预定 会场预定的原则 （1）根据会议类型预定会场。 （2）根据基础设施条件预定会场。 （3）根据会议规模预定会场。 会场预定的方式 （1）预定内部会议室：适当提前；确认预定；合理调配。 （2）预定外部会场。应有完善的设施、设备；尽量避开闹市区；合理的场地租借费用；预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。 三、会场内部环境布置 1.会场布局形式的类型 会场格局 常见会场形式 适用会议 优点 相对式 大小方形、半圆形 大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等 会场恢宏壮观，会场气氛庄严肃穆，突出支持人和发言人 全围式 圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形、回字形 小型会议及座谈会、协调会等类型的会议 人员紧凑，容易彰显和谐愉快的气氛，便于与会代表沟通 半围式 马蹄形、方拱形、T字形 中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等 介于相对式与全围式之间，既便于主持人与参会人员的沟通，又增强了会议效果 分散式 方桌形、V字形、圆桌形 规模较大的联欢会、茶话会、团拜会