档案馆案卷实体管理工作新探索.docVIP

档案馆案卷实体管理工作新探索 档案案卷实体的管理工作是档案馆的基础工作，只有对馆藏档案进行科学、系统的管理，才能更好的利用档案为社会服务。在馆藏档案管理、利用的实际工作中，对档案实体的管理应在现有档案管理工作理论指导下，坚持科学发展观，不断创新，以适应科技飞速发展新形势的需要。 一、全宗原则应根据档案实体性质而灵活掌握。 全宗是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。全宗原则贯穿着从档案收集、整理到移交进馆等一系列环节。但是全宗原则在新的历史时期，应根据档案实体产生单位的性质，关键是便于档案实体保存、利用而有所变动。 对于特殊情况，档案是否给全宗号应根据实际情况灵活掌握。 首先特殊的临时机构可以给出全宗号。例如普查办是一个临时机构，由于各种普查源源不断，所以普查办又成为一个“常设的临时机构”，只是在每次新普查开始时改变一下名称。它隶属于区政府，具体工作由统计局完成，有相对独立的职能。各档案馆对此类档案的处理各不相同，有的将它归入政府全宗管理，有的归入统计局全宗管理。笔者认为，这两样做法都不科学，因为普查档案既有间断性，又有连续性。每次普查形成的档案数量很大，门类包括文书、统计、声像、实物等，要使用4—8个目录号。一次普查结束，另一次普查又开始了。政府和统计局本身就是档案数量巨大、门类繁多的全宗，每年再给普查档案大量的目录号，会对全宗管理产生不便。而且将普查档案与政府、统计局的档案穿插排放，档案实体也容易产生混乱。应该给普查办一个全宗号，把普查档案进行单独排放，统一管理。这样上述问题就会迎刃而解了。 其次，征集档案也应有全宗号。《档案馆工作通则》上明确要求：档案馆要加强对历史档案、资料的征集。但是没有征集档案的整理标准。目前，各级各类档案馆都在加大征集工作的力度，征集来的档案资料越来越多，一部分档案还十分珍贵，是对馆藏必要的补充。这部分档案应如何管理，怎样才能发挥他们的作用更好的为社会公众服务。笔者认为，征集档案应视为独立全宗，给出全宗号，集中管理。将征集档案整体作为一个全宗进行整理，征集档案内部划分出不同门类，如古书字画类、民间艺术类、寄存类等，给出相应目录号。再将每一位捐赠者捐赠的档案资料整理为一卷，捐赠实物一件编一个件号，最后输入数据库管理，这样既方便利用，又使管理系统化。 2、一个全宗的档案不应分散，是相对的，不是绝对的。 首先在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。正确的做法是，以全宗理论为前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是相对，也就是说，一个全宗的档案可以按时期分别存放而并不强求必须集中存放在一随着计算机技术在管理工作中的应用，可使排列无序状态而不利于管理的问题。 3