文件记录管理控制程序.docVIP

文件/记录管理控制程序 1 目的 对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。 对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。编制、管理公司和本的“记录控制清单”确定记录的保管期限。 b) 文件换版流程图： 5.4.2 其他文件（5.1.3所述文件）更改、换版流程图： 5.5 文件的有效控制 与管理体系有关的文件使用管理控制具体执行《文件管理规定》。 5.6 记录（表格）的控制与管理 5.6.1 记录（表格）的编制、审批、借阅。 a) 与管理体系有关的记录（表格）由相关部门、单位进行编制，并由相关部门、单位负责人确认。 ●与安全/质量/环境有关的记录（表格）由安质部编制、确认。 ●与行政、沟通有关的记录（表格）由办公室编制、确认。 ●与人力资源、职业健康安全有关的记录（表格）由人力资源部编制、确认。 ●与财务有关的记录（表格）由财务部编制、确认。 ●与设备设施管理、维修、保养有关的记录（表格）由技术部编制、确认。 ●与船舶作业有关的记录（表格）由生产部编制、确认。 b) 记录一般不得借阅。确需外借时，经记录部门分管领导审核，报总经理审批后方可外借。 流转记录按照文件的要求进行流转流转过程所经过的部门必须予以妥善保管流转的最终部门是该记录的保管。保管对超出期限需报废的记录，填写“处置申请单”，经公司分管领导批准后实施销毁。 实施销毁时，应由两人以上同在销毁现场，核对待销毁记录后，用机碎、焚烧或打纸浆等方法处置；负责销毁和监销人员在“处置申请单”签字，并填写销毁处置时间；销毁后登记“已处理”。 记录可以呈各种媒体形式，例如照片、硬拷贝或电子媒体等。已处理 JL01-08 7.9 文件处置申请单 .10 记录控制清单 7.11 参考文件留用表 JL01-11 （表 一 ） 内容 单位 名称 编制 审核 批准 发放 相关部门 职能部门 体系主管部门 相关部门 职能部门 体系主管部门 分管领导 管理者代表 总经理 相关部门 体系主管部门 分管领导 管理者代表 总经理 相关部门 职能部门 体系主管部门 管理手册 ▲ ▲ ▲ ▲ 程序文件 ▲ ▲ ▲ ▲ 作业指导书 ▲ ▲ ▲ ▲ 记录 （表格） 通用记录（表格） ▲ ▲ ▲ ▲ 部门记录（表格） ▲ ▲ ▲ ▲ 公司行文 ▲ ▲ ▲ ▲ 部门文件 ▲ ▲ ▲ ▲ 黄金海岸公司文件/记录控制管理 注：“▲”职责 文件名称：文件/记录管理控制程序 版 本 号： B/0版　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 6 原文件持有人对文件实施修改并填写修改记录页。 文件编写部门将“文件更改申请单”交安质部并发放“文件更改通知单” 分管领导审核、总经理批准 由文件编写部门征询相关部门、单位意见并会签。 文件编写部门填写“文件更改申请单” 分管领导审核、总经理审批 相关部门会签 “评审会议记录” 相关部门对新版文件进行评审 编写部门组织换版 文件经多次修改或文件需多项修改 当原审批人不在职时，由接替职位的人员审批，但必须获得原审批所依据的背景材料。 由原审批人对“文件更改申请单”进行审核、批准 文件编写部门征询相关部门、单位意见 由文件编写部门填写“文件更改申请单”