《电子文件归档与管理讲座》.docVIP

一、 电子文件概述 随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）应用于科研、工业领域，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内外贸易中广泛应用，形成了大量的电子文件。 二、 电子文件的概念 电子文件（Electronic Records）是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。 国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 三、电子文件元数据的含义和作用 1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和结构，满足电子文件管理需求的特殊元数据。它是描述电子文件数据属性，并对其进行定位和管理、同时有助于数据检索的数据，是一种有效的信息资源组织和管理的工具，是一种编码体系。概言之，元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识： （1）构建信息发现机制，即检索机制。元数据能够动态地获取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。 （2）维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能，可以完整地记录电子文件的原始状态，还能够系统地映射出电子文件的生成环境，数据产生的软硬件环境，数据结构，类型，打开方式等信息对象的附加相关信息，即保存元数据的元素项。只有在获取数据对象的同时也获取这些附加的说明信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。 （3）保障数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据能够提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。 深圳市档案局在《深圳市电子文件归档案管理办法》中列出电子文件元数据表 电子文件元数据表 ? 编号 元素类型 元数据元素 说明 元数据值 1 ? 标识符 分类号* 档案分类中的类目代号 2 全宗号* 分配给每个全宗的编号 3 文件号* 分配给每份文件的唯一识别编号 4 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 背景信息 文件形成单位* 形成文件的单位 5 文件责任者* 对文件形成承担责任的人 6 文件形成时间* 文件产生、签署和批准的时间 7 接收单位 接收文件的单位 8 接收人 对文件接收承担责任的人 9 接收时间 接收单位收到文件的时间 10 关联 对相关文件的参照 11 覆盖范围 文件内容体现的相关法律、时间性和/或地域性等特征 12 语种 记录文件内容所用的语言种类 13 使用日志 对文件使用情况的记录 14 文件标题* 表明文件的主题内容和性质 15 主题词* 描述文件主题的规范化词组 16 内容描述 内容摘要或文本描述 17 密级* 文件机密程度等级 18 用户权限 用户利用文件的限制或规定 19 保管期限* 在采取处置行为前，文件必须保存的时间期限 20 处置授权机构 具有文件处置授权权利的机构 21 处置责任者 事实处置行为的责任人 22 处置行为 保管期限期满时对文件采取的处置行动 23 处置时间 对文件采取处置行为的时间 24 保存日志 文件长期保存中对所有操作日期及行为的记录和描述 25 ? ? ? ? ? 结构信息 载体* 文件存储的物理性载体 26 载体规格* 关于载体的技术参数 27 数据类型* 关于文件数据的类别信息 28 数据格式* 构成文件的数据的逻辑格式 29 存储位置 文件存储的物理/逻辑位置 30 ? ? 应用环境 文件创建时的硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） 文件创建时的软件环境（操作系统、数据库系统、应用软件的型号、版本等） 31 加密方式* 如何对文件进行加密的信息 ? 文本文件 图形/图像文件 音频文件 视频文件 大致可以和纸质档案、图纸/照片档案、录音和录像/影片档案对应，不过电子文件的格式比纸质文件复杂的多。 文本文件具有信息量大，存储空间小，便于检索的优点。 文本文件有，纯文本文件和由文字处理软件编辑生成的格式化文本文件。 纯文本文件用TXT的扩展名