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完善社保档案达标与电子文件管理 　　摘要：适应“电子社保”建设和社保业务档案发展的新形势，应对《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》进行补充和完善；在今后社保业务档案达标验收中，要加重对电子档案的考核，让电子档案与纸质档案一样受到重视，得到规范化管理。 　　关键词：社保档案 电子文件 达标验收 补充完善 　　社会保险业务档案简称社保档案，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。按载体区分，主要包括纸质档案和电子档案。为了加强社会保险业务档案的管理，人社部社保中心和国家档案局联合制定了《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》（以下简称《达标验收内容和得分标准》），根据这个《达标验收内容和得分标准》，省社保局、省档案局每年都对申请达标验收的市、县进行检查、评估，促进了各地对社保业务档案管理的重视。但是，《达标验收内容和得分标准》主要侧重于纸质档案，轻视了对电子档案的考核。随着经济社会的发展和信息化程度的提高，随着“电子社保”建设的推进，社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中产生的电子文件、形成的电子档案越来越多，并呈日益增长态势。因此，重视电子文件管理，加强对电子档案的考核，充实和完善《达标验收内容和得分标准》，是社会保险业务档案进一步规范化管理的必然要求。 　　1.电子文件也是社会保险业务材料的重要组成部分 　　随着电子计算机及网络技术的发展与应用，出现了电子文件这一新兴事物。电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料、图表、音像等。如以电子文件的载体分，电子文件可分为硬盘文件、光盘文件、软盘文件、磁带文件等；如按文件的不同用途分，电子文件又可分为程序文件和数据文件。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，又有系统软件和应用软件之分。数据文件是供人们利用、加工的数据信息的集合，以文件内数据的组合形态分，数据文件又包括数据库文件和非数据库文件。在日常工作中应用最为广泛的是数据库文件。社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，在产生大量的纸质文件的同时，也形成了大量的电子文件。如单位办理参保登记，不仅会产生纸质文件《ⅩⅩⅩ单位参加社会保险登记表》及附属材料，也会形成电子文件：社会保险核心二版系统――单位管理――单位基本信息。办理新参保人员登记，在产生纸质文件《新参保人员登记信息表》的同时，也形成了电子文件：社会保险核心二版系统――参保人员档案管理――参保人员基本信息。办理养老保险关系转移，不仅会产生纸质文件《养老保险关系转移接续联系函》、《养老保险关系转移接续信息表》，也会在计算机和网络上形成电子文件：社会保险核心二版系统――养老保险关系转移接续――接受联系函――生成转移信息表。可见，电子文件也是社会保险业务材料的重要组成部分，也属于社保档案归档的范畴。 　　2.加强对电子文件的保护和管理 　　与纸质文件相比，电子文件具有以下几个特点：一是电子文件不像纸质文件那样是直观的，它需要借助计算机等现代办公设备才能阅读、利用。二是电子文件可以直接由计算机迅速地处理和传递，它的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响。三是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件要求比较苛刻。四是电子文件的寿命较短。纸质文件的介质主要构成要素是纤维素，纤维素在一定的条件（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）下，会发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体是化学磁性材料，受目前技术条件限制，它的稳定性比较差，易损坏，所以与纸质档案相比，它的寿命要短的多，一般仅为5―15年。 　　根据电子文件的上述特性，结合我们的实际情况，就可以而且应当最大限度地做好对电子文件的保护和管理。首先，要做好电子文件的保密工作。不少电子文件的内容涉及到经济、政治、个人权益等方面的秘密，也有些电子文件的内容属于单位内部机密，不允许外部人员知悉，有些还可以有偿利用。由于网上窃密技术的不断提高，进入网络中的任何文件都有可能失密、泄密。因此，必须做好电子文件的保密工作。对于应该保密的电子文件，我们可以用密钥加以控制。其次，要做好电子文件的防伪工作。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时也不能排除别有用心者对电子文件或电子档案进行篡改，这样的行为造成的后果是十分严重的。因此，必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔者认为，可以通过采取技术处理，将电子文件改为“只读性”文件，即只能读、不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥