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公文处理知识讲座 2014 一、公文及公文处理 二、文种使用 三、公文格式 四、行文规则 五、公文拟制 一、公文及公文处理 （一）公文的概念。公文作为一种事物，也经历了产生、发展、演变的过程。《条例》规定：公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 换句话说，公文就是依法执政和行政的工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 (二)公文的特征。公文有两个显著特征，一个是特定效力，一个是规范体式。 特定效力意味着公文是依法执政和行政的具体体现，具有政治法律层面上的要求。规范体式就要求公文按照一定的书写和印制方式去表现。 二、文种使用 （一）文种使用方面存在的突出问题： 1.使用非法定文种。不选用《条例》规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种。 2.文种合并适用。如请示报告、意见报告、请示函等。 3.错用文种。日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议和纪要等同等。 （二）区分不同的文种： 1.请示和报告的区别，请示、报告截然不同，不能混用，请示用于“向上级机关请求指示、批准”，报告用于“向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问”。请示是要求答复的，报告不要求回复，也不能要求批示、回复。上级机关在办理时也有所不同。请示是批件，报告是阅件。 2.请示和函的区别。请示和函都可以用于请求批准有关事项，关键的区别是：请示对上级机关，函适用于不相隶属机关之间。比如教育局要向财政局要钱，发一个“关于解决什么资金的请示”，这样就错了，应当使用函，但有的用“关于解决什么资金的请示函”，也不对。要想表示谦虚、尊重，可以用“关于恳请解决X X资金的函”。即使收到这种错用的请示，也不能将错就错，给予批复，要用函回复。 3.意见这一文种，可以用于上行文、下行文和平行文。 作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。 作为平行文，提出的意见供对方参考。 作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。 4.命令（令）、决定、通报。这3个文种的共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误。 判断的标准，一个是机关的层级，一个是表彰、批评对象的典型性。 三、公文格式 《条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，共18个要素，可以划分为版头、主体、版记三部分。 （一）份号。是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。 《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。 （二）涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。 1. 标注密级要有依据，不能随意。防止出现定密过泛，或者漏定。2.涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按《国家秘密保密期限的规定》执行，即凡未标注保密期限的，绝密级事项30年，机密级20年，秘密级10年。 （三）紧急程度。是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文及时传递和处理。 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （四）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。 联合行文时，发文机关标志可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。 发文机关标志用红色小标宋体字。要注意字号的大小。取消了原上行文格式。 (五)发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。 联合行文，使用主办机关发文字号。 年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为001），不加“第”字。 （六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。 “签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 联合上报公文，所有机关负责人姓名都要标注。原来一行只排一个名字，现在排2个名字。 （七）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称、事由、文种三要素要全。 现在可以用标点符号。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距