文件控制管理标准：.doc

Q/HNYM 华能伊敏电厂企业标准 Q/HN-2-7202.15.006-2013 代替 Q/HNYM-G-340.01-2012 文件控制管理标准 2013—11—28发布 2013—12—01实施 华能伊敏电厂 发 布目 录 前 言 ii 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 职责 1 5 流程与风险分析 2 5.1 管理流程图 2 5.2 控制点 2 5.3 风险分析 2 6 管理内容与方法 2 6.1 编写和审批 2 6.2 文件的发放 3 6.3 评审与修订 4 6.4 文件的传达及获取 4 6.5 外来文件控制 4 6.6 文件作废 4 7 检查与考核 4 8 相关/支持性文件 5 9 报告和记录 5 10 附录 5 附录A（规范性附录）文件控制管理流程图 6 附录B（规范性附录）受控文件清单 7 附录C（规范性附录）文件发放/回收记录 8 附录D（规范性附录）受控文件更改通知单 9 附录E（规范性附录）文件资料销毁清单 10 附录F（规范性附录）作废（失效）文件保留资料清单 11 受 控 文 件 受控编号： 前 言 为规范华能伊敏电厂（以下简称 “伊敏电厂”）文件的管理，提高文件管理水平，明确文件管理的内容与要求，确保文件的充分性和适宜性，确保伊敏电厂各部门所使用的文件为有效版本，按照中国华能集团公司《华能电厂安全生产管理体系要求》，结合伊敏电厂的实际，制定本标准。 本标准由伊敏电厂安全生产管理体系领导小组提出。 本标准由伊敏电厂综合科归口管理。 本标准起草单位：伊敏电厂综合科。 本标准主要编审人员： 编 制：万伟卓 审 核：韩忠绪、李广山 批 准：郑 安 本标准于2012年04月28日首次发布，本次为第2次修订。 本标准自发布之日起实施，代替Q/HNYM-G-340.01-2012《文件控制管理标准》。 文件控制管理标准 范围 本标准规定了伊敏电厂安全生产管理体系文件、技术标准和综合管理制度的编制、修改、审批、发布、发放等内容和要求以及外来文件的管理。 本标准适用于伊敏电厂安全生产管理体系、技术标准、综合管理制度及外来文件的管理。 规范性引用文件 Q/HB—G—08.L01—2009 中国华能集团公司 《华能电厂安全生产管理体系要求》 Q/HB—G—08.L02—2009 中国华能集团公司 《华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则》 2012年 华能伊敏煤电有限责任公司 《华能伊敏煤电有限责任公司档案管理办法》 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准： 文件 本标准所指文件为安全生产管理体系所有文件、综合管理制度包含的文件以及外来文件。文件的价值就是传递信息、沟通意图、统一行动，具有可重复性、可追溯性、有效性和持续适宜性等。 受控文件 指文件的编制、批准、标识、使用、更改、作废均在控制状态下。 非受控文件 指使用、更改、回收和处置不在控制下的文件。 作废文件 失去有效性的文件。 作废保留文件 指以遵循法律或积累知识为目的而不能销毁的、需保留的作废或失效文件。 职责 厂领导 根据伊敏电厂党政领导职责分工负责相关文件的审核、批准、批示。 综合科 负责综合管理制度修改意见的收集、整理。 负责综合管理制度的起草、发布、发放、监督、定期评审、作废等管理。 综合科是综合管理制度的归口管理部门。 生技科 负责安全生产管理体系和技术标准的起草、发布、发放、监督、检查、考核、作废等管理。 负责组织对体系文件进行定期评审。 生技科是安全生产管理体系和技术标准的归口管理部门。 各单位 综合科负责组织行政管理类体系文件及管理制度的修订、运行、监督和管理。 政工科负责组织党政工群类管理制度的修订、运行、监督和管理。 劳人科负责组织人事管理类体系文件及管理制度的修订、运行、监督和管理。 生技科负责组织生产、技术、环保类体系文件及管理制度的修订、运行、监督和管理。 安监科负责组织安全管理类体系文件及管理制度的修订、运行、监督和管理。 各部门负责安全生产管理体系及综合管理制度的获取、传达、执行、留存。 流程与风险分析 管理流程图 文件控制管理流程见附录A（规范性附录）。 控制点 编写和审批：明确文件的编写和审批权限，保留文件编写申请、审核会签记录和批准记录，明确文件标识和编号规则。 文件发放：文件发布前应得到授权人的批准，并编制文件分发清单，分发文件时应履行签收手续。 文件修订：文件需更改时，应填写“文件更改申请”，修改后应重新批准。 定期评审：定期评审并修订，确保文件的适用性。 文件传达及获取：保证文件能够及时传达至所有相关人员；保证所有相关人员能够方便、快捷地获取所需文件。 外来文件控制：确保及时识别外来文件，并实时控制其传阅。 文件作