接待管理制度5.16讲义.docVIP

密级：普通 保存期限：长期 极 河北中兴汽车制造有限公司企业标准 Qs/ZX CW.12 接待管理制度 (第A版) 批准 赵英宅 审核 徐艳华 编制 鲍艳华 2014—8—21发布 2015—8—21实施 河北中兴汽车制造有限公司 发 布 文件会签及文件修改记录表 文 件 会 签 表 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 保定工厂 刘温 人力资源 高海明 国外营销公司 张树行 采购 赵宝忠 国内营销公司 郭俊峰 战略规划/财务 杨丽红 品质部 栾红革 研究院 周占全 行政部 赵宇飞 文 件 修 订 记 录 表 序号 修订页次条款 修改内容概述 修改人 修改日期 文件发放范围 收文部门： 公司各部门 目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“礼貌周到、热情节俭、规范细化、对口接待、统一管理”的原则，特制定本办法。 适用范围 本制度适用于总经理办公室负责实施的公务接待工作（以下简称“接待工作”），包括：股东方来访、 政府部门来访、以及业务往来单位的来访接待及车间参观等工作；公司层面的会务接待工作，包括各业务部门承办会务活动的酒店预订工作。业务部门会务活动若有接待支持需求的，提供相关的接待支持。 定义 接待工作：本制度中的接待工作指为完成公司的接待任务而进行的筹划、组织、协调、实施、服务等一系列工作。 会务工作：本制度中会务指会议或活动（公司副总经理及以上级别参加的）。会务工作是其重要组成部分，是为会议或活动能按计划、有秩序地顺利举行而进行的全过程服务工作。 各业务部门：指除总经理办公室以外的公司其它部门。 职责 4.1总经理办公室为公司接待工作的归口管理部门。 4.1.1总经理办公室负责接待工作的统筹安排及统一管理，包括： a.前期接洽，拟订具体接待计划； b.按计划协调相关业务部门，落实分工； c.执行接待工作。 4.1.2各相关部门协助总经理办公室完成接待工作。 4.2其它业务部门职责 4.2.1相关职责 4.1提出接待需求部门：提供详细的接待需求信息，协助总经办编制《接待工作计划》并参与接待工作,使其工作正常顺利的进行。 4.2总经办：按照《接待工作计划》统一安排，完成接待任务。 4.3企业文化：根据不同来访嘉宾制作相应的企业介绍，进行拍照、采访等相应的宣传工作。 4.4保安科：按照来客具体时间以及车牌号，对客人车辆进行放行，做好安保工作。 4.5生产管理科：为客人参观车间做好准备，打开参观通道，并准备安全帽及眼镜等安全工具。 4.6国内营销：为客人讲解样车，保证样车车况良好，并具备试乘试驾条件。 4.7行政部：对会议室、卫生间及厂内区域进行清理。 4.3属于各业务部门对口的接待工作，由各业务部门实施接待。若需要总经理办公室配合接待工作，可由业务部门在接待日前2天提出申请，总经理办公室提供接待相关支持工作。 5 接待标准 5.1接待标准级别划分 级别 来访者 公司主要陪同领导 审批领导 经办部门 特级 党和国家领导人 总经理/副总经理 总经理 总经理办公室 一级 省部级考察团或领导;股东方总经理考察团或领导 总经理/副总经理 总经理/副总经理 总经理办公室 二级 厅局级、市级、公司所在地政府县处正职考察团或领导；股东方副总级考察团或领导 副总经理 副总经理 总经理办公室 三级 厅局单位处级，县处级及以下考察团或领导、股东方副总以下考察团或领导 副总经理/总经理办公室主任 总经理办公室主任 总经理办公室 四级 企事业单位、经销商、供应商等团体及个人 主管副总/主管总监 总经理办公室主任 各业务部门 5.2参观接待标准 项目 特级 一级 二级 三级 四级 陪同人员 接站/机，会晤陪同人员：公司总经理/副总经理、总经理办公室主任 ● ● 接站/机，会晤陪同人员：公司副总经理/总经理办公室主任、相关业务部门负责人 ● 相关业务对口部门负责人/联系人 ● ● 安保相关人员 ● ● 工场布置 配备安全帽/工作服 ● ● ● ● ● 陪同讲解 总经理/副总经理陪同沿途介绍公司基本情况，产品等 ● ● 车间主任 ● ● 行政专员 ● 企业介绍 总经理/副总经理 ● ● 副总经理/总经办主任 ● ● 行政专员