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规范基层电大学籍档案管理的对策思考 　　[摘 要]本文对当前学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，认为应从加强队伍建设、建立健全规章制度、加强信息化建设、建立奖惩机制等方面规范学籍档案管理工作。 中国论文网 /4/view-7123917.htm 　　[关键词]基层电大；学籍档案；管理；问题；对策 　　建立完整的学生学籍档案，规范基层电大学籍档案管理工作，对于推进电大教学改革、增强电大办学的竞争力、提高电大教育质量和办学水平、提升电大学生就业能力、促进电大教育事业持续健康稳定发展具有特别重要的现实意义。为适应社会和学生对学籍档案管理工作的新要求、新期待，有必要对当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，研究学籍档案规范化管理的对策和思路。 　　一、当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题 　　（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。 　　（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。 　　（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。 　　二、存在上述问题的原因分析 　　（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。 　　（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。 　　（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。 　　三、规范学籍档案管理的对策思考 　　（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至