秘书工作的方法分析报告.ppt

年度总结会 秘书处研究讨论有关文件 李处长给局长写的年度总结报告 秘书小周的看法 统计方法 李处长的看法 休息期间 秘书处的老秘书张大姐 正直坦白方式方法 案例分析 1．周秘书认为自己是正直坦白的人，你怎么看待“秘书的正直”? 2．秘书应该怎样提出自己的观点? 3．怎么理解“对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要”？ 思考 秘书工作的方法 您好！请问您是××吗？ 我是××单位××部门的××× 2 打电话的主要目的是…… 3 请问您现在说话可方便？ 4 1 秘书工作的指导思想：“三服务” 一、“三服务”指导思想的确立 1985年1月，全国秘书长座谈会指出，中央办公厅的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据“85·1”座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导思想表述为：做好“三服务”，即为领导、领导机关服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人民群众服务。 1 二、“三服务”的基本要求 （一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点工作； （二）对服务对象情况了如指掌； （三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设置及其负责人状况，还要具有强烈的公共关系意识； （四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。 秘书工作的指导思想：“三服务” 秘书工作的改革要求：“四转变” 一、“四个转变”内容： 第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。 第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。 第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。 第四，从被动服务转变为主动服务。 秘书工作的改革要求：“四转变” 二、“四个转变”思想内涵 （一）强化秘书工作的参谋职能； （二）实现科学化管理，规范化、制度化、科学化； （三）“四个转变”的内容前后相互关联，强调后者并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，向新的标准跨越 。 一、准确周密 二、迅速及时 三、安全保密 四、实事求是 秘书工作的基本原则 2 秘书小王草率对待标书 思辨题 1．王秘书犯了什么错误？ 2．秘书应该怎样注意保守秘密? ?3．从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员工加强什么方面的教育? 秘书工作的方法 一、秘书的一般工作方法 调查：个别访谈法；开会调查法；直接调查法；间接调查法；统计调查法；普遍调查法 研究：分类剖析法；层层剥笋法；分析综合法；归纳演绎法 协调：文件式协调；会议式协调；商榷式协调；沟通式协调；程序式协调；相机式协调 3 秘书工作的方法 二、秘书的特殊工作方法 请示和汇报：及时、对口、单线 受意和传达：正确领会，准确传达 建言和进谏：谦虚诚恳，把握时机 引见和挡驾 统筹安排时间：轻重缓急，合理分配 3 老总出差，交代一项任务给三位副总协商决定。三位副总产生了严重分歧，难以达成统一意见。王秘书分别请示，负责传话，事情未能办妥。总经理回来，召集大家开会，三位副总情绪更坏，隔阂更大，而且都表示自己的原话不是传话那样，王秘书添枝加叶了。 思考： 1、三位副总的隔阂是怎么形成的？ 2、作为秘书，遇到这样的情况，该怎么处理？ 案例分析 专与广的矛盾， 前与后的矛盾， 内与外的矛盾， 高与矮的矛盾。 秘书工作的四对矛盾 秘书工作的艺术 4 曹操梦杀近侍 杨修一语道破 秘书工作的艺术技巧 1、尊重而不奉承吹捧 2、主动而不越位脱轨 3、服从而不盲从附和 4、补台而不挖角拆台 5、沟通而不封闭堵塞 6、挡驾而不阻拦干涉 7、分工而不分家自立 秘书工作的艺术 毛主席的秘书田家英才学深厚，为毛主席撰写了许多脍炙人口的文稿，其中 “谦虚使人进步，骄傲使人落后” ，就是出自其手。但田家英从不居功，若不是主席自己说是秘书田家英写的，大家都认为是毛主席的名言。 案例分析 秘书的谈话技巧 1、多用赞美的语言 2、多用鼓励的语言 3、多用陈述的语气 4、注意说话的语调 5、掌握时机和分寸 6、文明，有逻辑 7、用幽默表达 8、语言的含蓄委婉 秘书工作的艺术 楚庄王登上君位后，三年以来，不处理国家的政事，沉湎于酒宴之间，还下令说“有敢谏者死无赦！”。 在这个时候，伍举却进谏了，之间楚庄王“左抱郑姬，右抱越女，坐钟鼓之间”。伍举说：“有一只大鸟，停留在楚国的朝堂上，三年不飞，也不叫，这是什么鸟呀？” 楚庄王说，“三年不飞，飞将冲天；三年不鸣，鸣将惊人。”于是乃罢淫乐，听政，所诛者数百人，所进者数百人，任伍举、苏从以政，国人大说。 【点评】良药不一定非要苦口，要懂得委婉的艺术。又如，给予别人意见或建议之前，一定要先真诚地肯定别人的劳动成果。 巧用语言的艺术 说话的艺术 一语不当，险失合作良机 一外地客商到某地某公司商谈投资事宜，公司上下非常重视，早早做出了安排。公司经理早