组织扁平化—拓展培训汇编.docVIP

驿站传书：组织偏平话分享 ——明阳天下拓展培训公司 编者按：公司上马OA系统后，工作节奏明显变快，公司内部网称此为“扁平化组织的实践”。可是当马总经理和外商谈判时，老外却对马总罗列的经营数字表示了疑虑：近半年的业绩完成额超出计划15%，为什么会超出这么多？ 　　自从公司总部推广使用了OA系统之后，马总经理感觉好象轻松了一大截。 　　要按过去的程序，生产计划、预算报告、工程审批文件等等，每天几十上百份文件，要在各位老总和职能部门之间转一圈，少则三到五天，多则十天半月。有时候一份文件可能压在哪个老总手里，兴许十天半月也不见得能“转”出来。老总们苦不堪言，也大大影响了工作。 节奏变快了 　　公司目前上的OA系统，主要包括内部通知、公文流转、文件分发、文档管理、内部邮件、会议管理、办公事务流程管理等内容。让马总感觉效果最明显的，还数内部邮件系统、文件分发和公文处理系统。 　　比如过去的文件审阅流程，一份报告从拟稿、送审到批复，总经理、副总经理和三总师（总工程师、总会计师和总经济师）都要“圈阅”一遍。这种十几年不变的“公文旅行”，效率十分低下，因为每位领导之间都是“串联模式”，只能一个看了另一个再看。而且，用马总的话说，“这也让领导们有时候揣摩前后领导批语的意思，甚至大过关心文件内容本身”。 　　现在不同了，有了这个OA系统之后，文件完全在网上发送到有关领导和职能部门，有些需要拟议的文件，可以同时分发，大大加快了公文“旅行”的节奏。更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”，文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。 机构“扁平化”了 　　在用了一段时间后，大家似乎才真正意识到OA系统的好处。对总部上下影响最大的是内部沟通系统，这包括电子邮件、公文发布和办公事务处理。这个影响，如果用一句话来概括，那就是“改变了大家过去的工作习惯”。 　　比如科室成员，有问题直接可以给老总发邮件，这已经不是什么新鲜事了；办公事务相对过去显得更透明了，现在公司正在关注哪些问题，那些问题的讨论进展到什么程度了，有关人员可以很方便地在内部网上面看到。 　　大家都已经习惯每天上班的第一件事情，就是看看自己的“待办事项”、“跟踪事项”、“催办事项”、“反馈事项”分别是什么状态，看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题，需要哪些数据和资料。工作似乎由一座精确的“时钟”，以大家共同可以感受到的节奏控制着，整个公司有序地运转着，人为的干预大为减少。马总自己就有感受，“计算机网络突破了管理幅度的限制。过去我很难做到直接与下属的沟通，现在这很方便，可以说我的‘眼睛更亮了、耳朵更长了’。” 　　这种高效率的工作景象，在公司内部网站上被形容为“扁平化组织的实践”。有一次，公司跟外商谈合作，借着OA系统的便利，很快在不到2天的时间里，做好了全部会谈所需的资料。要在以前，这可是要花半个月时间的。外商对如此高效颇为赞赏。 　　不过，正是这次谈判，让公司领导们既领略到了OA系统的好处，也意识到了“扁平化”组织面临的深层次问题。 认识提高了 　　谈判过程中，外方特别关心中方过去取得的业绩，这是要用实打实的数字说话的。马总罗列了一些经营数字，当介绍到近半年的业绩完成额超出计划15%时，外方提出了质疑：为什么会超出这么多？ 　　这种问问题的角度和方式让马总有点措手不及。老外叽里咕噜说了一大通后，马总听明白了，外方的意思是：计划和实际完成之间的差距这么大，要么是你的计划做得不合适，要么就是你的业绩数字有问题。 　　这件事对公司的震动很大。上OA系统的时候，仅仅把它看作加快信息传递效率的工具，这个目的实现了。但是，计划还是原来那种做法，数据和数据之间如果有什么“不合套”的地方，也没有人留意，提出不同意见。 　　看来，企业组织的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系统的根本目的之一是通过资源共享，让公司各部门的数据之间的“契合度”更精准、更规范。用那个老外的话说，“我关心数目字，但更关心你的数目字靠什么来支撑”。这个“支撑”，来自不同部门之间的紧密配合。 　　马总后来反思说，过去对计划与完成指标之间的差异习以为常，这里有认识不足的问题，也有手段落后的问题。数据汇集不准确、信息反馈不及时，各个部门都有自己的数据管道，口径未必一样，来源也不尽相同，所以总会出现偏差比较大的情况。但是，使用OA系统后，从技术手段上应该说解决了“数据管道、数据口径和来源”这样的问题，就应该追求更高的“数据契合度”，“既要看得准（计划好），也要干得好（业绩增长）”。 “扁平化”组织的秘密 　　“每个人都是专家，这是‘扁平化’组织成功的秘密”，管理大师德鲁克喜欢以两种例子来说明组织的