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归档文件整理规则 魏麟懿 第一讲 《归档文件整理规则》的出台背景和编制原则 《归档文件整理规则》是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施。 一、《归档文件整理规则》的出台背景 立卷的许多不足，给档案工作的发展带来了相当的负面影响。 1、立卷方法繁琐、复杂，随意性较大； 2、立卷耗费大量的人力、物力、财力等资源； 3、限制了档案馆的开放和利用等工作； 4、加大了业务指导和培训工作； 二、《归档文件整理规则》的编制原则 1、简化原则 2、兼容原则 3、前瞻原则 第二讲 归档文件整理的方法步骤 一、应归档文件的收集 归档文件：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 （一）、机关文件材料归档范围： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）、机关文件材料的不归档范围 1、上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。 （三）、整理归档文件时又要注意哪些问题 1、凡属机关归档范围的文件材料，必须按规定向本机关档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 2、应归档电子文件包括相关的元数据和背景信息。 3、纸质文件包括其正本、定稿、发文稿纸和文书处理单。 4、联合召开会议或联合行文所形成的文件材料，以主办单位为主进行归档，原件由主办单位存档。 （四）机关文件材料归档范围的具体内容 1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面： a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。 2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面： ⑴本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料； ⑵本机关召开的工作会议、专题会议文件材料； ⑶本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿； ⑷本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复； ⑸本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告； ⑹反映本机关业务活动和科技管理的文件材料； ⑺本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料； ⑻本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料； ⑼本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料； ⑽本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； ⑾内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料； ⑿本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料； ⒀反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料； ⒁本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料； ⒂本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料； ⒃本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报； ⒄本机关干部任免 ⒅本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根； ⒆本机关财产、物资、档案的交接凭证和清册、房地产凭据； ⒇本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本； （21）本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议； （22）本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书