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基于RFID的档案管理系统解决方案 　　摘要：随着信息化的不断发展和管理的细致化，各单位需要管理的档案信息量越来越大，而且种类繁多。档案作为重要的信息资料，具有其保密性、安全性等特点。现如今，传统的档案管理方式在信息化的冲击下，也需要与时俱进进行改革。本文提出一种通过RFID技术的档案管理系统，从系统的整体设计出发，分别对系统的硬件和软件设计进行分析，并通过管理软件来实现档案管理的信息化。 　　关键词：RFID；档案管理；射频识别； 射频追踪 　　中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-0000-02 　　一、引言 　　在档案管理中，大部分单位和企业现在仍然使用的是传统的档案管理方法，通过纸质存储方式为介质，在这种情况下，档案的流通、查阅、保密性等方面就存在诸多的风险和安全隐患，在了避免这些情况的发生，本人提出一种先进的、便于操作的基于RFID的档案管理系统。该系统能使有形文档和资料的管理实现自动化，从而提高文档的使用效率，为档案执行相关使用条例提供强有力的技术手段。 　　二、RFID简介 　　RFID（Radio Frequency Identification）技术，又称无线射频识别，是一种通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。RFID工作的主要原理是用无线电信号实现的，无线电的信号通过调成无线电频率的电磁场，把数据从附着在物品上的标签上传送出去，以自动辨识与追踪该物品。标签包含了电子存储的信息，数米之内都可以识别。与条形码不同的是，射频标签不需要处在识别器视线之内，也可以嵌入被追踪物体之内。 　　RFID系统一般由三个部分组成，分别是应答器、阅读器和应用软件系统，各部分的功能如下所述。 　　应答器：由天线，耦合元件及芯片组成，一般来说都是用标签作为应答器，每个标签具有唯一的电子编码，附着在物体上标识目标对象。 　　阅读器：由天线，耦合元件，芯片组成，读取（有时还可以写入）标签信息的设备，可设计为手持式RFID读写器或固定式读写器。 　　应用软件系统 ：是应用层软件，主要是把收集的数据进一步处理，并为人们所使用。 　　三、系统功能 　　当RFID技术与每件对象（文档、借阅人、电脑、通信器材）等建立捆绑关系后，一个具备新文档登记、自动盘存及定位、自动引导、自动识别、自动追踪、复印和销毁控制、快速查询及报警、统计文档等功能的安全管理系统就建立起来了。各功能如下： 　　（一）新文档登记：每一个新的文档在入库时都会被黏贴一个RFID标签，通过标签与系统中相应文档的绑定操作，即当以后当扫描到一个文档标签时系统会自动搜索出该文档所有的相关信息。 　　（二）自动盘存及定位：每个智能文档柜利用读写器内部的程序控制读写器所连接的天线，逐个扫描也就是读取文档柜内标签的过程，确定文档是否存在。 　　（三）自动引导：一旦得到管理员授权，借阅者只要手持合法的身份卡即可按照指示灯在最短的时间内找到所需要的文档。 　　（四）自动识别：当借阅者通过文档资源管理子系统查找出自己所需文档的具体位置，提出借阅申请，在申请得到批准后，凭着自己的合法身份卡，从文档柜中取出需要的资料，系统会对整个行为自动记录。 　　（五）自动追踪：夹带在衣服、包裹内的文档资料，经过单位出入口时系统会自动发现，对于发现的文档资料，系统自动判断是否报警。 　　（六）复印和销毁控制：通过在复印机和文档销毁装置上安装RFID读写器和相应天线。当读卡器读到有效卡并查找到有被批准的复印或销毁任务，控制器指示RFID读写器读取RFID标签信号，并核对该文档后来指令复印机是否给予复印或销毁机是否予以销毁。复印和销毁行为结束后，向中心系统发回状态信息。 　　（七）快速巡查及报警：文档资料的管理人员、领用人员、借用人员均与系统绑定，异常发生后，系统可进行快速巡检并发出报警信号并自动生成相关人员及物品通行记录。 　　（八）流程管理：安全的个体识别（识别号唯一），可以严格控管文档之借阅及归还、流转等流程，确保文件状态之可视化，实时自动登记。 　　（九）统计文档功能：管理员可以查看到具体某个时间段的文档外借情况；某一份文档被哪些人外借过；通过文档编号查看到具体的某一份文档等等。 　　四、系统组成 　　（一）硬件系统 　　文档管理和防伪系统的硬件包括：文档柜管理单元、门禁系统、文档标签、文档复印和销毁系统、网络接入系统、数据中心电脑六大部分组成，分别描述如下： 　　1.文档管理单元：具有RFID读写功能的文档存放装置。文档柜上安装着IC卡读卡器或者口令密码键盘，当有效的卡或口令输入时，柜子的门会自动打开，否则，柜门不会打开，警报系统启动。