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科技情报机构科技档案工作浅析 　　摘 要：科技档案是科学技术的主要载体之一，它既是在生产活动中直接形成的历史记录，又是具有保存参考价值的科学技术，其重要性不言而喻。科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益，合理地利用科技档案，能有效地提高效率、增加收益、节约资金。本文就科技情报机构科技档案工作进行了分析和研究。 　　关键词：科技档案；收集工作；档案管理 　　科技档案管理是科技情报机构在生产建设、科技研发、行政管理等工作中形成的具备保存价值的科技材料。这些材料包括图表、文字、声音、影像、图纸、光盘、磁盘等文件资料。科技档案是对历史真实客观的记录，它在一定程度上还原了客观事物活动的本来面目。因此科技档案在基层单位的工程管理、生产经营、设备检修、技术改造等过程中发挥着巨大的作用。然而，在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个工作环节中，收集工作是极为重要的一环，没有它就谈不上之后的任何环节，所以档案工作者应予高度重视并倾注更多精力搞好收集工作。 　　一、科技档案管理的问题分析 　　目前，很多科技情报机构的科研项目管理还处于部门分管状态，各有各的办法，对科技档案资料的处理很不统一，大多还保存在业务处室和课题组中，也有保存在个人手中，极其分散，损坏和丢失现象较为普遍。科研项目有相当数量是多学科、多部门联合进行的，课题组往往由多个单位人员组成，属于临时性组织，由于编制、经费等方面的原因，很少配有专兼职档案人员，这很容易造成记录不准、不全，资料收集残缺不全，不符合归档要求。这就为科技档案后续加工，实现系统化、规范化设置了障碍。即便有了科技档案管理机构也是有名无实，形如空壳。从科技计划项目管理工作中形成的档案来看，大部分项目内容也很不齐全。有些只有正式公文形成的立项批复、项目指南等文件，而在科技计划、项目管理过程中形成的调研资料、阶段性评审、验收意见等方面都缺少凭证，正所谓该归档的没归档，不该归档的倒有一大堆。另外在归档手续上也很不完备，大部分材料没有进行规范化的整理、编目，没有履行归档手续，还处于原始文件状态，很难受到档案法的保护。 　　二、科技档案整理的方法 　　（一）以“案卷”为单位整理 　　以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》。 　　（二）以“件”为单位整理 　　以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。 　　三、科技档案整理的对策分析 　　（一）扩大馆藏规模 　　按科技档案存放材料的性质， 分不同的密级， 专设保密科技档案库，严格执行知识产权保护法。对没有得到当事人授权的情况下发生外泄或丢失机密材料要承担责任， 严肃处理， 要让科技人员放心归档， 方便使用。要努力开拓科技档案的服务项目， 在管理办法中要鼓励计划外科技档案、科研系统外的科技档案自觉归档或委托代管， 要让科技档案涵盖更广的领域， 扩大馆藏规模和种类。 　　（二）进行同步管理 　　严格执行“三纳入”制度， 即将科技文件材料的形成、积累和归档纳入科技管理工作程序， 纳入工作计划， 纳入科技人员职责。严格实行“四同步”管理， 即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步； 检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步； 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。在制度上切实保证按质按量完成科