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科技馆档案管理与利用工作的主要内容及若干建议 　　摘 要：人类社会在不断向前发展的过程中，总会留下许多珍贵的记录。档案是社会实践活动的历史记录。科技馆档案是科技馆领导和工作人员总结经验教训、继续开展工作的依据材料，是熟悉情况、制定计划、处理问题的参考材料，同时也是科技馆工作历史的见证。如何进一步做好科技馆档案管理与利用工作，已成为新时期新形势下科技馆档案管理工作者所面临的新任务新要求。 　　关键词：科技馆；档案管理与利用；内容；建议 　　科技馆在自身的发展中形成了档案，它是历史和工作活动的真实记录，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是工作查考的凭证和制定政策的参考，是弥足珍贵的无形资产。结合在市科技馆工作的实践，我发现科技馆档案管理工作是基础性工作，完整收集、科学管理、充分利用是科技馆档案工作最主要的内容，在具体实践中又是一个链条的各个环节，这就要求办公室及各业务部门负责人务必相互配合，提高整体档案意识。科技馆管理人员更须经常主动向领导汇报工作，配合中心工作，充分利用档案，发挥档案的特殊功能和作用。 　　一、 科技馆档案管理与利用工作最主要的内容 　　在实践中，目前档案管理最主要的内容有： 　　完整收集：档案工作人员要经常地、主动地向各部门、各承办人了解各项工作的资料情况，做到心中有数，并进行跟踪、把关、收集，以确保档案的完整性、准确性、系统性。 　　科学管理：合理组卷、立卷，将来在利用、查找时才方便、快捷，为利用服务。要制定管理制度并贯彻执行，形成规范化管理。 　　充分利用：以查考、汇编、统计、研究、复印等形式，为领导制定政策提供参考，为全馆及各部门总结工作积累数据，为对外宣传、举办专题展览提供素材，在与外部出现纠纷时提供诉诸法律的凭证，与各馆交流时提供管理制度，办法经验等。 　　1、收集、存放――做到底数清、收集齐、分类明。文件在整理立卷前，还不是档案，平时由办公室专人负责收集。因为办公室是文件的枢纽部门，各部室向馆级、馆级对部室，向馆上级请示、上级批复、馆对外文件都要经过办公室，应收集原始件，馆发文件至少要一式三份暂存（为入卷、汇编用）。各部室都要注意积累，有条件的单位各部室配计算机，行文一律要求用计算机打印则更便于统一格式、纸型，如建有局域网实现网上传送更方便。若是手写稿，一定要用钢笔，不可用圆珠笔、铅笔。如上级领导批示有用圆珠笔的则复印一份存档。其中特别要注意的是：有关公安消防、劳动法规、工程合同、承展合约等文件，主办人为工作方便，常常自己保管，但档案管理人员一定要底数清，先复印一份备查，原件一经用完，马上保存原件，给主办人复印件，不能含糊。当年正在运行中的文件平时应分类存放，如上级党政机关来文，本单位报字、办字文、党字文、简报、会议纪要、年度工作计划总结、劳资人事、各部门请示和报告、接待记录、重大活动安排、经济合同、工程合同、宣传广告协议、学术交流、展览协议等，可以按发文部门、文件种类、承办责任人几种类别分放，在整理立卷时就容易多了。要特别注意收集那些上级领导、机关部门对我馆请示和报告的批复，我馆申报、参评各种奖项、荣誉称号，上级批准颁发获奖的文件、决定，要从上级发文中提取出来，将原件收入馆档案相应案卷，与我馆相应报出的文件放在一起。 　　2、立卷――每年第一季度对上一年文件进行整理立卷。按照档案专业要求，应是谁发生，谁使用，谁立卷，这在大型企业、党政机关是行之有效的办法。在科技馆，如果以办公室为文件的集散地、总枢纽，最好是办公室整理立卷，与部室结合，在最后录卷、订卷之前，请有关部门负责人过目，检查有无遗漏，分卷是否合理，以方便使用。 　　3、利用――为领导、内外提供服务也可使用条码技术，迎接流通管理质的飞跃。科技馆档案管理实践中经常看到，档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁的手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时，甚至有时一两天才有可能找到这条记录。解决这些问题，用识别器及计算机处理系统通过核实，存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案借由出到归还的管理和统计， 方便、快捷、准确，极大提供效率和管理水平。 　　二、新时期做好科技馆档案管理与利用工作的若干思考和建议 　　1、不断改善科技馆档案资料结构 　　科技馆档案管理与利用工作要结合新时期经济社会发展的特点，注重对档案资源中丰富的经济、科技等