行政助理03.ppt

行政助理-实用教程 目录 三、做好办公室常规事务工作 一、接听电话 ? 知识目标 接听、拨打电话的基本要求 电话记录表的设计要求? 收发邮件的基本要求 ? 能力目标 ? 能够正确接听、拨打电话 能够设计、填写电话记录表? 能够准确地收发邮件 任务一：接听电话 现在时间是7月22日上午9点半，天地公司江分 公司新来的秘书郭红接到总公司来电，要求分公司 在7月底之前上报本单位半年安全生产情况、销售状 况、财务运行状况。郭红接到电话后，到下午上班 时才把情况反映给刘经理，刘经理问道：总公司都 要求上报哪些方面的情况，郭红想了想，好象是要 安全生产情况、销售状况、财务状况。“什么好象？ 去，把它问清，然后通知那几个部门的领导明天开 会。”? 任务一：接听电话 接打电话，是行政人员日常事务的 工作，不说时时有，几乎是天天有。 郭红因为缺乏接电话的一些基本识， 在接到总公司的电话后没有做好记 录，以致于连电话内容都忘记了。如 果要遵照刘经理的指示通知几个部门 的领导来开会，首先她得确认总公司 到底要上报哪些情况，然后采用电话 的方式，一一通知到有关部门。要做 好此事，郭秘书还得认真学习接、打 电话的有关知识。并恰当地运用到工 和实际中去。 任务一：接听电话 任务一：接听电话 二、正确接听、拨打电话 正确的接听、拨打电话 2.4、接打电话时碰到来访客人，如果电话内容并不太重 要，应尽快礼貌地中断谈话。如果电话内容比较重要，由 应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 正确接听电话的程序 正确打电话 拨打电话特殊情况的处理 2、特殊情况的处理： 2.1、如果要找的人不在，可以过后再打，也可礼貌地请对方代为转达。 2.2、拨错了电话，切记要表示歉意，说“对不起，我打错了”、“打扰您了” 等。 2.3、听不清楚对方说话内容时，应及时告诉对方。如“听筒好象有问 题，听不太清楚，可不可以大声点？ 2.4、白天一般宜在上午8点以后，节假日应在上午9点以后。晚上应在22 点以前。在无特殊情况下，不宜在中午休息时间和就餐时间打电话，这 表示尊重对方的生活习惯和家人。在挂国际长途时，要注意各地的时差。 拨打电话特殊情况的处理 2.5代上司拨打电话。这时秘书往往只是替领导接通电话，然后将电话转 给领导，由领导自己陈述电话内容。代上司拨打电话时，要做到以下几 点： ①如果直接打电话给上司要找的人，秘书要简要自报家门，说明谁要找 他，请他稍等。 ②如果接电话的是对方的秘书，如果对方上司的地位要比自己的上司 低，要等对方秘书找到他们的领导后，再将话筒转给自己的上司；如果 对方上司地位要比自己的上司高，电话接通后就转给领导比较好。 拨打电话特殊情况的处理 三、收发邮件 三、收发邮件 如果是通过邮局或其他外部途径投递过来的。通过处理的程序是 电子邮件、传真 电子邮件、传真 1、电子邮件，注意：邮件上的“主题”一栏必须一目了然。邮件正文：称呼，身份，注意语气，收到电子邮件回复在24小时以内，最后签上发邮件姓名，身份。或地址。 编制工作日志 知识目标? ? 时间管理的方法 工作日志的内容与编写要求 管理上司工作日志的方法及注意事项 能力目标 ?能够编制和管理工作日志 编制工作日志 2008年8月8日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天地公司的张 山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积极分子。用过早餐，上班 的路上，一想到晚上就可以看让人期待已久的29届奥运会开幕式张山不 禁哼起了《北京欢迎你》可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交 代给他不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫工作的值班 表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月14日去北京的飞机票；通 知有关部门经理下午3点开会，文件人手一份；还有要接待10点左右到总 公司的滨江分公司刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天 都有做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊 编制工作日志 在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的时间内，完成愈来 愈多的事情。但你可能感觉到“我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成 的。我这么拚命，结果却是白忙一场，没有什么成果，感觉自己一直被 工作追着跑。”你到底在忙什么呢？你的忙乱也许并不是因为工作太多， 而是因为你对你的时间没有作出很好的安排，没有管理好自己的时间。 编制工作日志 一、时间管理的方法 时间既是一个常数，一天24小时，对每个人都一样，但它又是一个变数，善用则多，滥用则少。为了有效地利用工作时间，秘书应该做?： 1．明确工作职责。你必须非常清楚，哪些工作必须由你亲自完成；哪些工作应协助他人来做，那些工作根本不需要你参与。 2、遵照有关工作的承办期限去处理事务。不能只凭个人想象和爱好