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浅谈电子文档对档案管理工作的影响 摘 要：计算机技术和科学技术的发展带动了信息技术的发展与普及，促进了社会信息化的建设与发展。为了适应现代经济的发展、确保信息传递的及时性以及企业管理的便利性，各种电子文档和办公软件应运而生。由于电子文档传递信息快、复制效率高、修改容易，使得电子文档逐渐扩大其使用范围和市场规模，代替纸质文档成为现代社会工作日常生活所需的重要组成部分，同时也对现代企业档案管理工作产生了极大的影响和作用。文章从几个方面分别解析了电子文档对档案管理工作的影响与作用。 关键词：电子文档 档案管理 作用 影响 中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0201-01 随着信息技术的提高和网络技术的普及，现代社会人们日常工作已经离不开各种相关的办公软件和设备，而作为现代化工作中重要的工作媒介―电子文件，在现代社会信息化建设和经济发展进程中发挥了巨大的作用。近些年来，尤其是进入21世纪以来，电子文档的使用范围逐渐从企业、政治领域扩大到教育及文化的领域。由于电子文档具备的优势和特点，它包含了大量的数据信息、图标以及文本，为人们信息的传递提供了不小的便利，同时它也对各事业单位的档案管理工作产生了深远的影响。档案管理的根本就是信息、内容的处理及保存，现在电子文档代替了纸质文档，大大简化了事业单位的档案管理工作，也提高了档案管理工作人员的工作效率，把人们从大量的编辑和抄写的工作中解放出来，大大加快了现代化社会的建设步伐和进程。下面文章就会简要介绍电子文件的特点和其对档案管理工作产生的影响及作用。 1 电子文件的概念和特点 电子文件，顾名思义就是以计算机为媒介，以计算机光盘、软盘等记录数据信息的工具为载体，人们日常社会生活中记录或收集的各种文件资料、图像等信息文件。电子文件依赖于计算机而生存，它与原始的纸质文件相比，在传递的快捷性、复制的可靠性以及修改的方便性上有着很强的优势，因而在快节奏的现代社会经营活动中逐渐取代了纸质文件的市场，并在人们的日常生活使用市场中占据了不可动摇的地位。 相比较纸质文件而言，电子文件有以下特点：第一，电子文件需要依赖于电脑和办公设备才能使用；第二，电子文件可以依据电脑直接修改和处理；第三，电子文件可以依赖于网络系统迅速传递并共享；第四，电子文件的保存的方便性和长久性得到了提高。 2 电子文件对档案管理工作的影响和作用 档案管理工作就是人们对事业单位的数据信息以及文件资料等档案进行管理的活动，电子文件和电子文档的出生使得档案管理工作的模式和方法发生了巨大的变化，对档案管理工作也产生了深远的影响。下面文章就会简要介绍。 2.1 对档案管理工作人员的影响 由于电子文档要依赖于计算机才能发挥其作用，因此，对于现在档案管理工作人员而言，熟练地掌握并运用跟电子文档有关的相关办公技术就成为必备的技能。也就是说，现在档案管理工作人员不仅要有专业的档案管理知识，还要有熟练的电脑技术以及通过电脑对事业单位的电子文档进行处理的能力。 2.2 对档案管理保存环境的影响 跟纸质档案有很大的不同，电子档案的保管也由于其存储方式和存储环境的变化而发生变化。电子文件和档案由于使用的载体是一些对温度、湿度和存放环境有着独特的要求的材料，使得电子文档的保存也对电子静电、磁性干扰和挤压碰撞方面有特殊的要求。因此，现在电子档案的保存除了要考虑其本身载体工具的质量外也要考虑其载体工具的适宜保存环境的因素。 2.3 对档案管理方式的影响 电子文件的整个工作管理过程都要通过电脑来实现，因此我们现在对档案的管理就要根据其电子文件各自特点的不同而采取不同的管理方法和模式。首先，我们都知道电子文件由于其复制容易，传递速递快，且其更容易受到攻击，这样就导致了企业对于电子档案的完整性和安全性方面要重点关注；接着，虽然现在电子文件有很多优势并且其使用范围和领域都一直在扩大，但是一些事业单位出于保障性和安全性考虑，对一些重要的文件和技术资料也会使用纸质文档进行管理和归档，这就说明在没有更好的保证文档的完整性、安全性以及长久性的方法之前，我们现在档案管理就处于电子档案与纸质文档共存的局面。因此，我们在管理事业单位档案的时候就要面对两种不同档案的管理方式和现状；最后，我们以往在处理档案的时候，对于一些时间久远的资料文档就会移交到其他专业部们来进行管理，这样很不利于查找，而电子文档的出现则解决了这种困扰。电子文档利用网络的普及，可以很容易的把所有资料文档进行整合并共享，事业单位其他工作人员也能够利用公司内部网络平台对其进行了解并查询，有利于档案管理工作的系统性、全面性以及规范性的建设。 2.4 对档案管理安全性的影响 由于电子文档的处理离不开计算机和网络，所以对于档案的归档和电子文件处理过程中的安全性和完整性就带来了不便。由