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任务三 准备务会议
任务三 准备商务会议
【任务导入】
背景资料
小王是青岛某知名大型企业筹划部的一名员工,近期,公司因为业务发展的需要,准备邀请国内的供应商进行商务洽谈,为此,公司领导安排小王就本次商务洽谈的相关事宜进行准备。
【任务描述及要求】
1.拟定本次商务会议的工作流程,要求:用word软件排版;
2.使用搜索引擎收集符合承办本次商务会议的承办方,把承办方的相关信息整理保存到名为“商务会议资料”的文件夹中;
3.使用即时通信软件与会议承办方进行会议细节洽谈,把双方洽谈的内容利用截图软件截下来保存为word文档,文件名为“洽谈截图”;
4.利用电子邮件对本次商务会议进行最终落实及确认,把发送电子邮件的过程利用截图保存,文件名为“确认邮件截图”。
【知识链接】
一、使用搜索引擎收集符合承办本次商务会议的承办方
(一)搜索引擎及关键字
因特网上数以亿计的信息资源几乎都是毫无秩序的,所有的信息都像汪洋大海中的小岛,仅仅通过普通的浏览与链接去查找我们需要的信息资源是一件十分困难的事情。于是搜索引擎就应运而生。它的出现,为我们实现通过快速便利的搜索获取信息资源提供了强有力的保障。搜索引擎能够自动从因特网上搜集信息,并经过一定的整理,提供给用户进行查询。
常用的搜索网站:百度()、谷歌()、雅虎()。
搜索引擎的工作过程:信息搜集、信息整理(建立索引)、接受用户对它的查询。
关键字就是在搜索引擎网站页面的输入框里所要输入的文字,使用关键字向搜索引擎发出查询请求。
(二)搜索商务会议承办方的流程(以Window XP系统为例)
(1)找到Window XP系统桌面上的IE图标,如图3-1所示。双击打开IE浏览器,在IE浏览器窗口URL地址栏中输入网址/,如图3-2所示,按Enter键进入到百度搜索网站主页面,如图3-3所示。
图3-1 IE图标 图3-2 在URL地址栏输入网址
图3-3 百度搜索网站主页面
(2)将鼠标指针移动到网页文本框处,单击,此时光标出现在文本框中,输入搜索信息的关键字。由于是在青岛举办此次商务会议,那么关键词中就应该含有“青岛”和“商务会议”。我们需要查找的信息,既可以是承接青岛商务会议的公司,也可以是举办商务会议的酒店或者其他场所。例如,我们输入键字“青岛商务会议”,如图3-4所示。
(3)单击文本框右侧的“百度一下”接钮,出现如图3-5所示的搜索结果。
图3-4 键入关键字“青岛商务会议”
图3-5 “青岛商务会议”的搜索页面
(4)在显示的搜索结果的页面中,拖动页面滚动条,筛选所需信息,单击其中的超级链接即可在新窗口中打开对应的网页,如图3-6所示。我们也可以查看搜索页面右侧的搜索信息结果,从中筛选符合要求的信息。如图3-7所示。
图3-6 单击网页链接弹出的页面窗口
图3-7 单击右侧的搜索信息链接弹出的页面窗口
(5)在如图3-7所示的网页中,我们选择网页“最大化”按钮全屏查看。浏览该网页,查询商务会议需要的酒店、餐饮、购物、旅游等信息。
(6)将选中的信息通过网页的形式保存下来。
单击该网页菜单栏中的“文件”,在下拉菜单中选择“另存为”,弹出“保存网页”对话框,从“保存在”下拉列表中选择保存目录,单击“保存”按钮保存该网页。如图3-8所示。
图3-8 保存符合查询结果的网页信息
二、使用即时通信软件与会议承办方进行会议细节洽谈
与会议的承办方进行即时洽谈,除了使用电话等传统通信工具以外,在办公环境中还经常使用即时通信软件,如腾讯QQ和微软MSN。
腾讯QQ是深圳腾讯公司推出的一款即时通信软件,于1999年2月推出。目前,该软件是中国互联网市场上占有率最大的即时通信软件。截止到2007年3月31日,共有超过5.979亿注册账户。使用QQ能够进行即时信息交流、发送和接收图文消息、进行语音交谈及在线游戏等。在当前办公环境中作为进行信息交流的工具,越来越被广泛地使用。
微软MSN是微软公司推出的即时通信软件,共发布了两种:一种是MSN Messenger(也叫Net Messenger),另一种是Windows Messenger。微软向大多数Windows用户推荐使用MSN Messenger,而Windows Messenger则被默认绑定在Windows XP操作系统中供用户使用。微软MSN能够满足当前办公环境中进行信息交流的各种需求。
用这两种软件进行即时交流之前,必须先在电脑上安装此即时交流软件。以MSN为例介绍下载与安装的流程。
1.下载MSN软件。
打开IE浏览器,在IE浏览器窗口地址中输入网址/,找到“立
即下载”图标,如图3-9所示,下载MSN软件进行安装。重要的步骤如图3-10——
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