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试论高职院校电子办公系统发展前景 　　摘 要：电子办公系统随着高职院校数字化快速发展。本文阐述了电子办公系统的概念、办公自动化的意义及发展前景。以重庆三峡医药高等专科学校为例，梳理了电子办公系统发展的现状及存在的隐患，提出了一些操作性较强的应对策略。 　　关键词：高职院校；电子办公系统；前景 　　中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 08-0000-01 　　一、校园电子办公系统概述 　　（一）概念。以教育教学需求为基础，以IT技术为支撑，提高办公效率，实现办公自动化处理，为学校提供数据信息的综合管理办法。随着信息技术的发展，常见软件包括OA、CRM、HR、PM等系统。 　　（二）功能。办公系统提供学校常用的功能：个人事务、财务管理、办公事务、办公管理、基础设置、公文管理、内部论坛、医务室、权限管理等功能模块。也可结合自身实际选择所需要功能来构建办公系统，自行增加和修改学校办公系统功能模块和组织机构，同时学校也可以通过办公系统将各种信息上传下达、查看学校车辆、安排会议、资讯信息、图书管理等，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将学校日常办公管理规范化、标准化、科学化。 　　二、以重庆三峡医药高等专科学校为例，办公自动化建设情况及意义 　　从目前的发展情况看，重庆三峡医药高等专科学校的网络基础建设已经初具规模，不同部门的局域网已经基本搭建完成，甚至有些部门已经形成了基本雏形。从具体应用效果看，改变了学校各部门之间、教师与学生之间的信息分享方式，学校内部通过网络化沟通和信息共享，办公效率大有提高。电子办公系统的推行，引发教育管理观念的变革，全面提升了学校行政、管理、教学能力。 　　三、办公自动化发展过程中出现的主要问题 　　以重庆三峡医药高等专科学校为例，办公自动化建设取得了良好的成绩，为提高行政管理效率和增加职能部门工作透明度发挥了重要作用。但在发展的同时，一些问题也逐渐显现出来。 　　（一）目前没有统一标准对电子办公系统建设进行安排、实施、监督。各个高校的电子办公体系建设各自为营，缺乏宏观上的统筹、调控，这样的现状与自动化办公的统一性、交互性和开放性产生了极大的冲突。 　　（二）高职高专、学校各个部门重复建设，网络技术标准、信息代码、数据库不统一，致使信息资源不能共享，浪费严重。 　　（三）自动化系统强调无纸化办公，这就涉及一系列的法律问题，而相关法律法规滞后，缺乏法律保护。目前联合国国际贸易法委员会的《示范法》、我国的《电子签名法》等都制定了较为宏观的条款，但很少在具体的程序法中加以落实。 　　（四）部分教师电脑技术缺乏，违规违法进行操作；物件上电子设备不足，网络建设实用性不足，导致网络系统瘫痪、信息产品失控。 　　（五）针对网络侵权现象，办公自动化发展的最大阻碍是对网络知识产权的侵犯。如果网络知识产权遭到侵犯，那么作者就不可能与其他人共享知识信息。 　　四、应对措施 　　根据重庆三峡医药高专办公自动化建设的现状和存在的问题，在电子办公系统建设方面应采取以下应对措施： 　　（一）组织实施。搞好传统项目管理专业化和自动化实施体制的衔接，做到以点带面，合作与分工并举，逐步完善的原则，形成一个完整的、有效的办公自动化体系。 　　（二）制度监督。目前得到法律认可的方案是采用版式文档形式的数据电文，电子文档未有法律效应，而公文的拟定、审核、签批等涉及到电子签名等有效身份验证，所以公文传递仍以纸质为准，应用性不强。实现办公自动化，是一个循序渐进、持续发展、逐步认识的过程，它是一个涉及到技术实现、法律完善、社会应用、制度创新等各方面的系统工程。最基础的是法律完善，要解决法律、制度的认可、明晰、改进问题。随着办公自动化系统的逐步建立，各种相关的规章制度也需要建立和加以完善，以保证系统的正常运行，工作人员也必须接受和使用该软件系统，在系统的管理过程中，还必须有一种制度对人为的方式进行管理，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度。 　　（三）技术设计。系统设计原则遵循以下四点： 　　理念先进：采用公认先进的、标准的软件技术，符合信息技术发展的趋势，保证系统在可预计的阶段内有相当强大的生命力，整个办公系统应当是采用B/S结构的共享统一办公系统。 　　简单实用：系统界面简洁、功能实用、设置灵活、操作简单、方便易用，尽量符合用户的日常事务处理习惯。 　　扩展灵活：系统要求提供二次开发工具和自定义工具，方便用户灵活设置个性应用，快速构建功能扩展，满足随需而变的工作要求。 　　安全可靠：充分利用操作系统和开发平台提供的安全机制（口令验证、存取控制、电子签名、加密），实现服务器、数据库、视图、表单、操作